---

---

Location

Saint Paul, La Réunion | France

---

Job description

Sous la Responsabilité du Responsable du Service de Dynamisation des Bassins de Vie -Secteur Nord, vous coordonnez l'ensemble des tâches liées à la gestion du courrier, au secrétariat du service, traitement des bons de commande, gestion administrative des factures, suivre et mettre à jour le tableau des subventions des associations du secteur Nord, centraliser le planning d'activité des Bassins de Vie du secteur Nord et centraliser les informations entre le responsable du service et l'équipe.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
* Accueil téléphonique et physique

* Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants

* Effectuer les relances téléphoniques (phoning)

* Relever et transmettre les messages

* Traitement et suivi administratif

* Enregistrer le courrier

* Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)

* Mettre à la signature

* Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion

* Classer, archiver les documents

* Préparer, enregistrer des bons de commande

* Enregistrer des factures

* Traitement et suivi des dossiers spécifiques

* Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces

* Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV de travaux factures)

* Alimenter et actualiser les tableaux de bord

* Centraliser les informations entre le responsable du service et l'équipe.

* Centraliser le planning d'activité des Bassins de Vie du secteur Nord

* Suivre et mettre à jour le tableau des subventions des associations du secteur Nord

* Suivi administratif des personnels

* Tenir à jour les plannings de congés du service

* Transmettre pour validation hiérarchie et DRH * Connaissances approfondies des secteurs d'intervention

* Connaissances des acteurs et réseaux intervenants sur le secteur

* Connaissances en technique d'animation professionnelle

* Connaissances de la démarche de projet développement local (Méthode d'ingénierie de projet)

* Connaissance de la collectivité territoriale et de ses services

* Règles de l'expression orale et écrite

* Écrits professionnels

* Vocabulaire professionnel

* Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Libre office) de logiciel métier (DOC FLOW, CINDOC, Planification)

* Connaissances des techniques de travail en coopération et en transversal

* Connaissances des processus et circuits de décision de la collectivité

* RGPD

* Être capable de communiquer efficacement : écouter, expliquer

* Être capable de collecter et de partager avec les services compétents et avec l'environnement interne les demandes ou besoins des porteurs de projet

* Maîtrise les relations transversales et partenariales

* Maîtrise des outils informatiques et bureautique

* Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité

* Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative

* Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques

* Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus

* Sens relationnel important : sociabilité

* Sens du dialogue et de l'écoute

* Capacités intrinsèques à gérer des situations de conflits

* Aptitude à travailler en équipe et en transversal

* Qualités relationnelles

* Qualités d'écoute

* Capacité d'analyse

* Capacité rédactionnelles

* Rigueur

* Sens de l'organisation

* Sens de la communication et du relationnel

* Faire preuve de diplomatie

* Respecter la confidentialité

* Réactivité

* Sens de l'initiative

* Polyvalente

* Dynamisme

* Motivation

---

Job tags

---

---

Salary