Location
Marseille 1er | France
Job description
Au sein de la Mission Information Protocole de la Mairie des 6e et 8e arrondissements, vous assistez les élu(e)s sur l'ensemble de leurs missions dans le cadre de leur mandat.
Contexte
La Mairie des 6ème et 8ème arrondissements est un territoire d'une superficie de 21, 61 km² et compte près de 125 000 habitants. Ce territoire est riche de nombreux lieux emblématiques de Marseille : Notre Dame de la Garde, le stade Vélodrome, la Cité Radieuse, le Parc Borély, le Parc Chanot, le littoral Sud, le Cours Julien et Notre Dame du Mont et de nombreux noyaux villageois, véritables lieux de vie riches de leurs spécificités et diversités.
Fort de ses atouts, ce secteur accueille de nombreux événements tels que la Coupe du Monde de Rugby, les Jeux Olympiques ainsi que des festivals saisonniers. Il attire ainsi de nombreux publics, de l'ensemble de la ville ou des touristes venus d'ailleurs.
Tournée vers ses habitants dans un rôle de proximité quotidienne, la Mairie de Secteur a pour mission d'apporter un service public de qualité à ses usagers, de veiller à l'amélioration continue du cadre de vie, et de créer du lien en proposant une programmation d'animation et d'activités riche et ouverte à toutes et tous.
Tournée aussi vers l'avenir, la Mairie de Secteur porte également des chantiers structurants dont l'impact concerne l'ensemble de la Ville.
Elle est engagée dans un projet de modernisation visant à améliorer l'efficacité globale de son action au service des habitants, en adaptant son organisation et ses pratiques.
Vous êtes le point d'entrée des élu(e)s pour les usagers et les différents services de la Ville de Marseille et des partenaires extérieurs. Votre mission sera d'organiser la vie élective des élu(e)s du secteur, la réalisation et la mise en forme des travaux de bureautique, l'accueil physique et téléphonique ainsi que l'organisation et la planification des réunions.
Votre rôle consistera à :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
* Gérer le courrier du secrétariat (papier et e-mail) et les demandes des administrés (rédaction, classement et archivage) ;
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers ;
* Apporter un premier niveau de réponse aux sollicitations (téléphoniques, mails ou courriers) ;
* Gérer l'agenda des élu(e)s, organiser les réunions et préparer les dossiers, réserver les salles et gérer les invitations, assurer le suivi logistique ;
* Rédiger des notes, courriers, synthèses, tableurs, comptes-rendus et prendre des notes ;
* Instruire les demandes liées aux mandats des élu(e)s et celles des administrés et contribuer à la collecte des éléments de réponse ;
* Assurer le traitement et le suivi des dossiers : analyser les informations, identifier et saisir les services internes ou externes compétents, rédiger et vérifier les réponses.
Vos avantages
* Horaires avec variabilité selon durée de cycle hebdomadaire choisi par l'agent et donnant accès à des RTT.
* Prestations sociales (tickets restaurant, comité d'action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports) Nous avons hâte de vous connaître :
Disponible et réactif(ve), vous avez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.
Vous êtes doté(e) de capacités d'adaptation et d'excellentes qualités rédactionnelles.
Idéalement, vous disposez d'une expérience sur un poste similaire, vous maîtrisez les logiciels bureautiques, les outils collaboratifs (agenda partagé, outils collaboratifs, bases de données) ainsi que les techniques de secrétariat.
Vous avez le sens de la gestion et de la coordination ainsi qu'une bonne communication orale et écrite. Vous accordez une importance particulière à la qualité orthographique des courriers.
Vous savez travailler en autonomie et faites preuve d'anticipation et de réactivité afin de prioriser les activités en fonction des urgences. Vous faites preuve de discrétion et de confidentialité.
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Salary
