Location
Brumath, Bas Rhin | France
Job description
Votre mission
Nous recherchons pour notre client spécialisé dans la création et la location de modulaire, d'un assistant exploitation.
L'Assistant Exploitation assure le suivi administratif des dossiers Exploitation et la coordination des transports. Il valide
les dossiers d'affaires simples qui lui sont affectés et il gère l'interface SAV.
Les principales missions sur le poste :
Administration du Service Exploitation
Gérer l'accueil et le courrier (réception, distribution, affranchissement)
Assurer le suivi administratif en soutien du responsable de parc et/ou d'exploitation
Assurer le bon traitement des litiges (liés à la partie exploitation)
Traiter les factures Exploitation :
- Suivre les frais du service (fournisseurs, sous-traitants, frais généraux, transports)
- Vérifier les factures et les saisir dans SAP
- Editer les BAP pour signature et transmission à Mâcon
- Suivre les litiges de facturation et les demandes d'avoir (comparaison commande et facture fournisseur)
Reprendre les tâches administratives de l'Ordo en cas d'absence
Créer les nouveaux fournisseurs et les sous-traitants
Gérer les dossiers de prod d'immo suite aux DAE (création, saisie des heures, clôture, vérification des coûts
affectés, enregistrement des factures sous SAP)
Assurer la gestion administrative des heures dans SALOME (MOD) et peut être amené à saisir les OT en
cas d'absence du Responsable de Parc ou du Responsable d'Atelier
Envoyer et archiver les PV destruction modules
Suivi des dossiers Location, Vente et 360°
Suivre et clôturer les dossiers de location et de vente
Saisir les PV, établir la facturation des dossiers
Gérer les relevés hebdomadaires et mensuels : suivre le listing matériels non facturés, éditer et envoyer les
relevés entretien et travaux
Gérer les litiges fournisseurs éventuels (au niveau administratif) et s'assurer du règlement des factures
fournisseurs en cas de relance
Gérer les dégradations pour les dossiers locatifs : éditions lettres, envoi devis, établissement avoirs si
nécessaire (back up du service administratif)
2/2
Editer les BT et affecter les exécutants (MOD ou sous-traitance) pour les affaires simples. Passer les
commandes aux sous-traitants ou MOD
Gérer la location ou la sous-location des 360° (extincteurs, fontaines à eau, purificateurs d'air, sanitaires
autonomes, alarmes), saisir les BT et enregistrer les factures
Travailler avec les conducteurs de travaux et les chefs de chantiers, pour les DOE, la rédaction des plans de
prévention, les commandes
Suivi du Transport
Gérer les BT : éditions, enregistrement et classement
Réaliser un reporting hebdomadaire
Relancer les transporteurs pour retour des BT émargés
Suivi des dossiers de SAV
Répondre aux appels clients arrivant sur le n° SAV. Traiter la demande suivant procédure SOM et
éventuellement résolutionner ou orienter en ligne le problème grâce à l'outil d'aide de résolution
Planifier les SOM et traiter les devis le cas échéant suivant la délégation agence (ouverture/saisie fournitures
magasin + MO sous-traitance/clôture)
Gérer les sinistres en initiant les demandes à Macon, facturer les interventions laissées à la charge du client
(dégradations)
Gérer les dossiers vente SAV en relation avec l'assistant administratif qui l'aura créé, et le cas échéant
réaliser un bon d'intervention suite à l'analyse technique réalisée par un intervenant Exploitation (Conducteur
de travaux, Chef de chantier, Responsable monteur)
Gestion HSE
Assurer la mise à jour et le traitement administratif des contrôles périodiques, peut être amené à préparer le
Comité Sécurité mensuel avec le REX
Traiter les dossiers de valorisations des déchets
Préparer les dossiers d'accès (PASS)
Travailler avec le Responsable d'Exploitation pour la gestion des plans de prévention annuels des sous-traitants
et des transporteurs (envoi les PDP, s'assure du retour signé par le sous-traitant ou le transporteur
et le relance le cas échéant)
Votre profil
Votre profil et les connaissances professionnelles spécifiques :
Aisance relationnelle / Travail en équipe
Autonomie / Organisation / Rigueur / Engagement / Polyvalence
Logiciels utilisés : Salomé, Proposal Studio, Elo, Hermes, SAP, Esker, Getpaid, Chorus,
PackOffice (Maîtrise d'Excel)
Vous correspondez au profil, n'hésitez pas à postuler en ligne !
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Job tags
Salary
2 000 € a 2 200 €
