Gestionnaire de formation H/F
Location
Orsay, Essonne | France
Job description
Poste
Ce poste est ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels (CDD/CDI).
Au sein de l’université Paris Saclay, l’IUT d’Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l’informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiants répartis en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l’IUT d’Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.
L’IUT est organisé en 3 départements (chimie, informatique et mesures physiques) qui assurent eux-mêmes le suivi pédagogique de leurs formations, en lien avec le service des formations (scolarité), qui est mutualisé au niveau de l’IUT.
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Le service de secrétariat pédagogique a pour mission le soutien des responsables pédagogiques, enseignants et étudiants pour assurer le bon déroulement des formations. Il travaille en étroite collaboration avec les chefs du département qui assurent un encadrement de proximité, ainsi qu’avec les référents enseignants des formations dont le service a la charge.
Les formations sont réparties entre les 2 secrétaires pédagogiques du service.
Une réflexion sur l’organisation des activités entre le service des formations et les secrétariats pédagogiques est en cours. Les missions devraient évoluer vers une gestion complète des formations confiées à la gestionnaire, de l’inscription administrative jusqu’au jury de fin d’année.
Missions principales actuelles de l’agent :
- Accueil, information et orientation des étudiants
- Accueil et appui aux enseignants
- Préparation de l’étude des dossiers Parcoursup pour les enseignants
- Appui aux étudiants en situation de handicap (ex : preneur de note)
- Gestion des modifications d’emplois du temps, Réservation de salles de cours, Gestion des parcours particuliers : aménagements etc…
- Organisation des examens, Gestion des tiers temps, Préparation des copies, des listes d'émargement
- Contrôle des listes d’émargement, Contrôle d’assiduité des étudiants (justificatifs d’absence),
- Remise des attestations d’assiduité et relevés de notes
- Gestion des relations avec le Centre de Formation des Apprentis (saisie absence, notes…)
- Préparation des conventions de stage en lien avec l’étudiant, suivi du circuit de signature, contrôle des pièces nécessaires le cas échéant
- Elaboration de tableaux de bord de suivi et Archivage des dossiers d’étudiant
- Organisation d'évènements pour le département et Participation à l'organisation d’évènements liés à la formation (journée portes ouvertes, forum entreprises…)
- Gestion des demandes de poursuite d'étude le cas échéant
- Réponses aux enquêtes
- Rôle de conseil et d’aide à la décision
Profil
Connaissance, savoir :
- Connaissance générale de l’environnement enseignement supérieur et recherche et de l’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et de ses composantes
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Utilisation des logiciels de la composante : emplois du temps sur VT, Apogée, Dokeos, Moodle – formations possibles
Savoir-faire :
- Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)
- Utiliser les outils bureautiques (Word et Excel)
- Savoir s’exprimer correctement oralement ou par écrit
- Savoir appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes et les priorités
- Savoir gérer les situations d’urgence, comprendre le besoin et savoir y répondre
- Savoir s’organiser, anticiper, respecter les délais
- Savoir rendre compte
- Gérer la confidentialité des informations et des données
Savoir-être :
- Sens de l’organisation
- Esprit d’équipe
- Diplomatie
- Patience
- Discrétion
- Sens de l’accueil
- Sens de l’initiative
- Adaptabilité
- Ecoute
Job tags
Salary
