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Location

Saint Paul, La Réunion | France

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Job description

L'assistant administratif (H/F) assure la traçabilité et la transmission quotidienne des courriers, fax et mails dans les différents services municipaux ainsi que l'envoi postal des documents provenant de ces services, dans un objectif final de réduction des délais de réponse et donc d'amélioration du service public rendu à l'usager. Centralise l'enregistrement et la ventilation des courriers entrants et sortants.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
* Réception et transmission du courrier arrivé dans les différents services municipaux

* Réceptionner les courriers lors du passage quotidien du facteur.

* Trier l'ensemble des courriers selon les destinataires.

* Numériser et enregistrer ces courriers sous Cindoc : les dispatcher dans les bonnes bannettes électroniques en les classant dans la typologie identifiées.

* Transmettre la version papiers uniquement dans les cas définis au préalable

* Mise en circulation de parapheurs

* Imprimer quotidiennement et tout au long de la journée les courriers mis à la signature par les services via Cindoc.

* Identifier le signataire de chacun de ces courriers et les répartir dans les parapheurs correspondants.

* Transmettre les parapheurs plein aux coursiers pour diffusion dans le service compétent.

* Au retour des parapheurs, apposer e cachet de La Marianne sur la signature de chacun des courriers signés, les scanner et les enregistrer dans CINDOC, avant de les mettre sous pli pour la cellule départ.

* Affranchissement des courriers

* Affranchir le courrier

* Clôturer le courrier dans Cindoc

* Accueil téléphonique et physique

* Informer, orienter et renseigner tout usager souhaitant obtenir des informations sur l'état de traitement de son courrier.

* Traitement et suivi administratif

* Préparer, enregistrer des bons de commande * Connaissances solides dans l'organisation interne de la collectivité et des spécificités des différents services.

* Connaissances en matière de règles et procédures administratives du service

* Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet)

* Maîtrise des logiciels spécifiques

* Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité

* Capacité de lecture rapide

* Vision transversale

* Capacité rédactionnelles

* Rigueur

* Sens de l'organisation

* Sens de la communication et du relationnel

* Faire preuve de diplomatie

* Respecter la confidentialité

* Réactivité

* Sens de l'initiative

* Polyvalente

* Dynamisme

* Motivation

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Job tags

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Salary