Office Français de la Biodiversité (OFB)
Location
Maine et Loire (49) | France
Job description
Mission :
L’agent sera sous une double autorité, assurant des missions à mi-temps pour chacun des 2 services :
- Sous l'autorité directe du Chef de Service départemental (CSD) l’assistant(e) administratif(ve) apporte un soutien administratif au service, en assurant des missions d’accueil, de gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d’intendance. Il/elle est chargé(e) de la préparation et du suivi des dossiers administratifs. Il/elle apporte également sa contribution en tant que personnel de proximité dans les domaines comptable, budgétaire, logistique, de la gestion des ressources humaines ainsi que sur divers champs techniques.
- Sous l’autorité du chef de service régional administratif, l’assistant(e) administratif(ve) apporte un soutien administratif au service via le suivi et la gestion de certains dossiers régionaux spécifiques.Activités principales
Accueil / Secrétariat
- Assurer l'accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...)
- Gestion du courrier postal ou reçu par courriel à l’adresse générique du SD
- Gestion de l'archivage numérisé et papier
- Reprographie
- Gestion des fournitures administratives (évaluation des stocks/besoins, liste des achats)
- Création et mise à jour de bases de données
- Appuyer l’organisation des réunions internes et des formations (organisation fonctionnelle en amont, rédaction de certains relevés de décisions…)
Appui comptable, budgétaire et logistique
- Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
- Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l’inventaire du matériel individuel et collectif
- Contribuer à l’établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire
- Assurer le suivi des implantations en lien avec le service administratif régional (suivi contrat de maintenance, contrôles périodiques, relations avec gestionnaires de site et artisans chargés de prestations et travaux divers…)
- Recenser et gérer les besoins de fonctionnement en matériel de fournitures administratives, et techniques, maintenance/entretien et calibrage de matériels techniques
- Appuyer le Chef de service départemental dans le suivi du matériel en lien avec le service administratif régional (Inventaire, gestion des stocks et commande équipement)
- Appuyer le Chef de service départemental dans le suivi du parc automobile (entretien/révision, commandes…)
Appui à la gestion des Ressources Humaines
- Assurer l’accueil des nouveaux arrivants (Volet administratif interne + attribution matériel,…)
- Assurer la transmission, la vérification et le suivi de documents liés aux ressources humaines (promotion, recensement des grévistes, compte épargne temps, accident du travail…)
- Assurer le suivi des formations
- Assurer le suivi des visites médicales en lien avec le correspondant « santé et sécurité au travail du SD »
- Fonctionnaire de catégorie C ou contractuel (pas de niveau de diplôme minimum requis)
- Expériences en secrétariat administratif notamment dans la fonction publique
Connaissances :
- Connaissance du fonctionnement administratif
- Connaissance des politiques publiques et de la réglementation dans le domaine de la biodiversité souhaitée
- Connaissance en comptabilité publique et achat public
Savoir-faire opérationnel :
- Qualités rédactionnelles
- Savoir rendre compte
- Travailler en réseau et favoriser le travail collaboratif
- Maitriser les logiciels de bureautique
Savoir-être professionnel :
- Bonne expression orale,
- Sens du relationnel,
- Sens de l'organisation et du travail en équipe,
- Sens de l'initiative,
- Autonomie dans le travail,
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Job tags
Salary
