Un-e adjoint-e en gestion administrative et financière

Location

Loire Atlantique | France

Job description

Vos missions en quelques mots

Les missions principales :

• Au sein du département 2 : Biophysique et Pharmacie Clinique l’agent-e assure le suivi pédagogique et financier du département. Il-elle centralise et instruit les dossiers des agents vacataires de l’ensemble de l’UFR et assiste le secrétaire général pour le suivi et le paiement des charges d’enseignement

Les activités principales :

Secrétariat du Département 2 – Biophysique et Pharmacie Galénique et du parcours Industrie-Recherche :

• Réceptionner et distribuer le courrier
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Veiller à la reproduction et aider à la mise en forme des documents pédagogiques
• Assurer l'accueil des étudiants et des intervenants extérieurs
• Préparation et envoi du publipostage pour les demandes de taxe d'apprentissage du département
• Appui à l'organisation des sorties de terrain et des visites de sites industriels qui ont lieu tous les ans
• Secrétariat et appui logistique pour la gestion du parcours industrie-recherche
• Appui logistique pour l'organisation des soutenances de stages.

Comptabilité du Département 2 – Biophysique et Pharmacie Galénique et du parcours Industrie-Recherche :

• Assurer le suivi régulier des dépenses du département (bases de données dédiées)
• Gérer les dépenses de fonctionnement (réservations et bons de commande de sorties terrain, restauration, etc.) et les commandes pour les TP
• Gérer les déplacements (OM, prise de billets, réservations hôtels...) des personnels départements ainsi que des intervenants extérieurs

Gestion et suivi des dossiers vacataires de l’UFR au sein du Décanat :

• Centraliser et instruire les dossiers vacataires, à l’interface entre les vacataires, les enseignants référents et le bureau des moyens en enseignement de l’université.
• Répondre aux demandes des vacataires relatives à leur dossier, à leur contrat et au paiement de leurs heures d’enseignement.
• Alimenter et faire vivre la base de données des enseignants vacataires de l’UFR

Soutien administratif à la gestion des charges d’enseignement au sein du Décanat :

• Sous la responsabilité du Secrétaire général, procéder à la validation et à la liquidation des charges d’enseignement des personnels vacataires
• Soutenir administrativement le Secrétaire général dans la gestion régulière et le paiement annuel des charges d’enseignement du personnel enseignant de l’UFR (édition, suivi et mise à jour de tableurs Excel, mise à jour du logiciel Celcat, suivi des anomalies et utilisation régulière du logiciel Epicéa, etc.)
• Soutenir administrativement l’équipe du Décanat dans ses missions en lien avec l’organisation des enseignements (mise en forme de documents, extraction de données et tableaux, etc...)

Profil recherché

• Formation et/ou qualification : niveau V et IV (CAP, BEP, Bac pro) Gestion administrative et financière
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 2 à 5 ans

Compétences et connaissances requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Connaître les techniques de gestion administratives et de secrétariat
• Techniques d’accueil téléphonique et physique

Savoir-faire opérationnels :

• Connaître les logiciels de traitement de texte, tableur (+++) et de messagerie électronique
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir analyser des données comptables et financières et appliquer les règles financières
• Savoir gérer son activité dans le temps
• Savoir travailler en équipe, partager l’information, travailler en réseau
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (SIFAC, OSE, Notilus, Celcat, Epicéa, Gemoe, etc.)

Savoir-être :

• Sens de l’organisation et réactivité
• Capacité d’adaptation et de polyvalence
• Qualités d’expression et de communication
• Qualité d’écoute et d’accueil en fonction des situations et des interlocuteurs
• Esprit d’initiative et d’ouverture
• Savoir collaborer
• Confidentialité et discrétion

Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article 60 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État (sur présentation d’un justificatif).

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Job tags

Salary

21.84k € a 22.79k €/an