Chargé d'Administration des Ventes (F/H)

Location

La Madeleine, Nord | France

Job description

La mission d’Helexia : accompagner nos clients dans la définition et le déploiement d’une trajectoire énergétique qui combine sobriété, efficacité énergétique et production décarbonée d’énergie, essentiellement solaire.

Votre mission : au sein du Pôle Back Office, le/la  Chargé Administration des Ventes, en binôme avec la Chargée d'ADV ,  est chargé/e de garantir le bon déroulement de la facturation auprès des clients d'Helexia, depuis la signature des éléments contractuels jusqu'au terme du projet. Il/elle est pour cela en relation étroite avec les équipes de nos clients pour assurer le bon déroulement des transactions et contribuer au haut niveau de service proposé.

Vous vous verrez confier les responsabilités suivantes, sans que cette liste ne soit exhaustive :

• La sécurisation des informations clients renseignées par les commerciaux, regroupant les informations nécessaires à la bonne facturation et au suivi des factures émises ;
• La coordination avec les équipes commerciales pour suivre l'avancée des opportunités et anticiper la facturation future ; la coordination avec les équipes opérationnelles pour assurer la facturation à jour des différents projets d'Helexia ;
• La transmission des factures et le suivi des échéances relatives au type de contrat, à l'offre proposée et à l'avancée des projets, la relance des clients le cas échéant ;
• La coordination avec l'équipe comptabilité pour suivre la réception des paiements et la gestion des avoirs et impayés ;
• L'utilisation des différents outils déployés en interne (Sage, Salesforce, outils de suivi spécifiques, etc.) pour inscrire les process d'ADV dans le fonctionnement commercial, comptable et opérationnel des équipes ;
• La structuration des process, la rédaction de procédures et de cadres organisationnels pour la nouvelle fonction ADV spécifique à l'activité d Helexia ; accompagnement des équipes dans la bonne adoption de ces nouveaux process ;
• Le suivi des impayés et leur recouvrement auprès des clients ;
• Le suivi de tableaux de bord et la communication aux équipes commerciales, opérations et aux gestionnaires relativement à la facturation et au paiement ;
• La conduite des missions ci-dessus en garantissant un niveau de service et de relation client de haut niveau auprès des différents interlocuteurs d'Helexia.

Helexia est certifiée ISO 9001. Dans ce cadre chaque collaborateur s’engage à respecter les procédures en place et à contribuer à l’amélioration continue du système.

En accord avec ses valeurs et dans l’objectif d’aller encore plus loin dans la préservation de l’environnement dans le cadre de son activité, Helexia vise l’obtention prochaine de la certification ISO 14001.

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Qui êtes-vous ? 

Pour mener à bien ces missions, vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 en Comptabilité avec une expérience de minimum 5 ans en Administration des Ventes , et une expérience en comptabilité clients.

Dans le cadre de votre formation et de vos expériences professionnelles, vous avez développé de solides compétences en comptabilité et une maîtrise des outils informatiques associés à vos fonctions (pack Office, logiciels comptables, outils de gestion des commandes ). Notamment, vous avez acquis un bon niveau sur Excel. La connaissance du CRM Dynamics est un plus.

Vous savez entretenir des relations de qualité avec vos interlocuteurs, notamment vis-à-vis de clients.

Vous montrez une appétence pour la structuration de process : vous êtes conscient(e) de l'importance du reporting, du suivi de procédures précises et souhaitez participer à leur élaboration.

Motivé(e) par les challenges qui se présentent à vous, vous avez une culture du résultat.

Rigoureux(se), fiable, autonome et assertif(ve), vous savez vous montrer autonome et force de proposition.  

Enfin, vous êtes convaincu(e) que les énergies renouvelables ont un rôle majeur à jouer dans l’avenir et souhaitez être acteur ou actrice de ce changement, vous avez envie de vous investir dans une structure en plein développement, porteuse d’un projet ambitieux et passionnant.

Helexia reconnaît et recrute tous les talents. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

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