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Location

Saint Germain en Laye, Yvelines | France

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Job description

Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) de la Direction Régionale H/F en CDI situé à SAINT-GERMAIN-EN-LAYE (78).

Raison d'Etre

Sur un plan général, la secrétaire assure le secrétariat de région au niveau d'un certain nombre de ses tâches et pour un secteur défini. Elle s'inscrit dans le cadre du plan stratégique de l'entreprise en ayant un rôle d'aide à la formalisation documentaire requise par et pour les sites, pour permettre à ces derniers et au Directeur régional d'optimiser leur fonction et rôle sur un plan opérationnel. Elle apporte, par ailleurs, un soutien logistique aux activités documentaires du service qualité.

Rôle au niveau de la région :
- Accueil physique et téléphonique
- Rédaction et/ou mise en forme, et diffusion de courriers et comptes rendu de réunions, commissions, formations
- Suivi des indicateurs de gestion, et mise à jour des tableaux de suivi (RMA, FDM, animations, refacturation des appareils de mesure etc)
- Traitement du courrier entrant et sortant (tri, rédaction, envoi, classement)
- Gestion des stocks de fourniture bureau pour la région
- Soutien à la préparation des kits (impression - plastification d'affiches HACCP) pour les sites de la région
- Contrôle des notes de frais du personnel rattaché à la région sauf le Directeur Régional
- Rédaction des courriers de revalorisation tarifaire sous la responsabilité du DR et du DAF
- Vérification, mise en forme et éventuel soutien pour la reliure et la copie des Bac
- Envoi au service Paie des éléments variables du personnel de la région (CP, RF, primes exceptionnelles etc.)
- Organisation des séminaires, réunions (gestion des salles, réservations)
- Réservations hôtel, transports (sauf pour les départs en formation) selon les règles définies par la société : via le service comptabilité pour les virements, et via le secrétariat du siège pour les paiements par carte bancaire
- Collaboration à l'organisation des épreuves régionales du concours culinaire Vital'chef
- Mise en ligne des éléments de communication pour les sites de la région
- Suivi et mise à jour des audits Infrastructure et Matériel pour les sites de la région
- Saisie des Documents Uniques d'évaluation des Risques pour les sites de la région
- Mise à jour des données des annuaires de gestion de crise pour les sites de la région
- Gestion et mise à jour des procédures d'urgences et TIAC pour les sites de la région
- Gestion des protocoles sécurité et gestion des EPI pour les sites de la région
- Impression des affiches et diffusion sur site pour les Animations mensuelles sur site + diffusion une fois par an du planning animations aux clients
- Suivi du tableau congés de la Direction Régionale
- Gestion des malles animations + animation Smoothies
- Suivi facturation UCP Goussainville + BEC à compléter
- Suivi processus fiches navettes
- Suivi des fiches de cession et transmission au service Paie
- Gestion des tâches du siège en cas d'absence de la secrétaire
- Aide au tri de CV sur la DR pour les managers
- Diverses tâches administratives (liste non exhaustive) Vous êtes rigoureux et êtes en capacité d'anticiper tout en étant polyvalent(e).

Vous avez le sens du service, des capacités relationnelles et une connaissance confirmée en bureautique.

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Job tags

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Salary