Direction Départementale des Territoires de l'Oise (DDT 60)
Location
Oise (60) | France
Job description
Vos missions en quelques mots
Missions :
Assurer le secrétariat du SSEC
Assurer la relation avec le secrétariat de direction
Assurer l'accueil téléphonique et physique du service
Apporter un appui administratif aux autres bureaux du service (accueil téléphonique et physique, courrier, Frappe, gestion du personnel, fourniture de bureau)
Mettre en forme les arrêtés pour la SANEF
Instruire les petits trains touristiques routiers
Enjeux et dossiers principaux du poste :
Activités principales :
Assurer le secrétariat du service, ouverture, diffusion, enregistrement des courriers pour l'ensemble du SSEC, rédaction de courriers simples, frappe et suivi du courrier, compte-rendu de réunion de service pour diffusion aux chefs de bureau
Gérer les appels téléphoniques et accueillir le public
Gérer l'agenda du chef de service et les plannings (congés )
Organiser les réunions
Gérer la boîte Mélanie 2 du service
Gérer les logiciels CASPER
Suivre les échéances, effectuer les relances
Gérer le plan de classement, gérer le classement
Réaliser le classement et l'archivage des dossiers du service
Scanner des documents pour les archiver électroniquement
Recherche d'intérimaire en cas d?absence du responsable du SSEC
Elaborer les PAC pour le SAUE
Frappe du courrier sensible des différents bureaux du service
Mise en forme des arrêtés de circulation (travaux) de la SANEF
Réservation de salle de réunion et de véhicule pour les réunions du service
Suivi des congés des agents du SSEC (MI et MTES) et recensement des grévistes du service
Participer au besoin à la réalisation des tableaux de bord du service
Suivi administratif RH (grèves, CET)
Correspondante RH
Relecture et corrections de tous les documents
Analyse du Recueil des Actes Administratifs
Instruire les demandes de circulation des petits trains routiers touristiques.
Liaison hiérarchique :
- chef de service
- chef de service adjoint
Principaux « interlocuteurs » internes :
- les autres bureaux du service
- l'ensemble des services de la DDT
Principaux « interlocuteurs » externes :
- la préfecture, la gendarmerie, la police, les professionnels des transports
- les collectivités locales ou leur groupement
- les entreprises de travaux publics et les usagers
- les gestionnaires de voiries
- la Sanef
Profil recherché
Compétences techniques :
- Connaître les règles de classement et d'archivage
- Connaître les chartes graphiques et d'écriture
- Connaître les règles de gestion du personnel
Compétences transversales :
- maîtriser les logiciels bureautiques de traitement de texte et feuille de calcul
- maîtriser les logiciels Salsa et Casper
- maîtriser Mélanie 2
- être capable de formaliser un document sur la base d'un modèle
Compétences relationnelles :
- savoir travailler en équipe
- posséder des qualités relationnelles
- avoir le sens de l'organisation, de la rigueur et de la méthode
Job tags
Salary
