UNIVERSITE DE BORDEAUX
Location
Talence, Gironde | France
Job description
Auprès du directeur des ressources humaines, et au service de l'ensemble des équipes de la DRH réparties sur 2 sites, l'assistant.e de direction a en responsabilité des activités transversales essentielles, concourant à la qualité du fonctionnement des services sur l'ensemble des domaines couverts par la DRH.
Activités principales :
Vous serez garant de la gestion de l'information entrante (Courriers, boites mails génériques DRH) ainsi que l'accueil et l'orientation des usagers (téléphone, présentiel).
Vous assurez la gestion des agendas du DRH et de la directrice de la DASIS ainsi que la gestion partielle des agendas des directeurs délégués et de leurs adjoints. Vous aurez en charge la programmation et l'organisations des réunions y compris l'organisation logistique (réservation salles, commande petits déjeuners, installation salle). Enfin, vous assurez le suivi du traitement des parapheurs.
Vous prendrez en charge de l'organisation des commissions de dialogue social et des GT enseignants et enseignants-chercheurs
Vous aurez le rôle de référent communication pour la DRH auprès de la Direction de la Communication :
• Proposition et intégration des éléments RH dans la newsletter et l'intranet
• Proposition d'actions de communication-information des agents (comité des usagers, …)
• Contribution aux évènements institutionnels « accueil des nouveaux arrivants » (2 fois par an)
Vous devrez établir et suivre les commandes sur la ligne frais généraux (DRH + DASIS parfois) et les ordres de mission (DRH + DASIS parfois +service de santé au travail)
Vous serez en charge de la commande goodies pour les opérations de valorisation de la marque UB (accès dédiés à l'outil GPI)
En relation avec le pôle Patrimoine et Environnement, vous aurez la gestion de la maintenance et l'entretien des locaux (rôle à l'échelle du pôle AGRH en lien avec l'assistante de la Direction de la communication), la gestion des déménagements / aménagements et du prestataire photocopieur. Vous vous occuperez des commandes informatiques et de téléphonie.
Enfin vous prendrez en charge les opérations liées au fonctionnement courant de la DRH :
• Communication interne de la DRH
• Correspondante Identité numérique pour la DRH et la DASIS
• Mise à jour des documents de référence
• Gestion des fournitures
• Suivi du télétravail
• Organisation des déplacements des personnels de la DRH et de la DASIS
• Contribution et coordination du document unique d'évaluation des risques. Assistante de prévention.
• Forfait mobilité durable, autres
Vos atouts / vos talents :
A minima titulaire du Baccalauréat, vous possédez des connaissances en gestion administrative et financière ainsi que des connaissances sur l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique.
Vous maîtrisez les techniques d'accueil téléphonique et physique et d'élaboration de documents.
Votre sens de l'organisation et votre capacité d'adaptation vous permettent de gérer votre activité en autonomie dans un calendrier et un cadre de gestion complexe, tout en sachant rendre compte.
Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique et bureautique, en particulier le Pack Office, la messagerie électronique, les logiciels de gestion de gestion.
Votre aisance relationnelle et votre réactivité vous permettent de travailler efficacement en équipe et d'avoir une communication fluide et claire.
Fiable et rigoureux.se, vous êtes capable de gérer la confidentialité des informations et des données et de rédiger des documents simples d'information et de communication.
Vous avez à cœur de proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service dans une dynamique d'amélioration continue.
Plus d'informations :
Contexte particulier lié au poste :
L'assistante de direction de la DRH travaille en lien étroit avec les autres assistantes de direction de la direction générale des services de l'université. Et, au sein du pôle AGRH, elle apporte son appui au fonctionnement de la DASIS et contribue aux actions collective du pôle pilotées par la directrice générale des services adjointe, déléguée au pôle AGRH.
Poste basé à Talence, 43 rue Pierre Noailles - accès tram B, arrêt Forum, bus, vélo.
CDD de 12 mois à pourvoir à compter du 1/04/2024 au 31/03/2025
Salaire mensuel brut : 2 000 €
Avantages liés au poste :
Forfait de congés annuels dès la première année
Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
Parcours d'accueil et formations
Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !
Job tags
Salary
2 000 €
