Secrétaire administratif et financière - centre de simulation- UFR-SANTE

Location

Doubs (25) | France

Job description

Vos missions en quelques mots

Assurer les activités de secrétariat du centre de simulation MedSim.

Participer à l’information, au développement des actions de communication et à la prospection concernant les formations mises en œuvre.

Participer à l’assistance technique et logistique et à l’activité pédagogique.

Secrétariat et communication

• Gérer le planning du centre de simulation en collaboration avec les responsables scientifiques.
• Collaborer avec les services formation continue de l’Université et/ou du CHU pour la gestion des inscriptions.
• Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers : programmes de formation et supports de cours, formulaires d’évaluation, scénarios (attestations de présence et convocations gérés par le service de FC de l’université à ce jour).
• Classer et archiver la documentation.
• Gérer le site Internet en collaboration avec les responsables scientifiques et les services concernés de l’université.
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe. Répondre aux demandes d’informations.
• Participer à l’élaboration des supports de communication. Participer à l’organisation de colloques, manifestations, conférences…
• S’assurer du respect et de l’application des différents règlements et procédures en vigueur au centre de simulation.
• Anticiper et prévenir les besoins des responsables pédagogiques et des techniciens/formateurs : rappel des échéanciers et des procédures administratives et transmission de l’information.

Appui financier

• Effectuer les commandes en lien avec les techniciens et les responsables scientifiques.
• Renseigner des tableaux de bord et participer au suivi budgétaire du centre

Assistance technique et logistique et à l’activité pédagogique

• Participer à l’accueil des stagiaires et à l’organisation du déroulement des journées de formation.
• Participer aux formations en tant qu’acteur ou facilitateur selon les besoins.
• Participer à la maintenance et à l’entretien des locaux du centre.
• Contribuer au fonctionnement technique lors des formations.
• Prévoir et organiser les déplacements des intervenants externes et internes

Profil recherché

Compétences nécessaires

- Orthographe, syntaxe

- Mise en forme de documents informatiques divers

- Logiciels Word, Excel, Powerpoint

- Connaissances de base concernant la simulation

Qualités requises

- Rigueur, discrétion et confidentialité

- Savoir accueillir et communiquer

- Travail en équipe

Job tags

Salary