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Location

Villejuif, Val de Marne | France

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Job description

Située aux portes de Paris, Villejuif est une ville populaire de 56 000 habitants appelés les Villejuifoises. Ville de paix mais également ville de santé, Villejuif compte sur son territoire pas moins de 3 hôpitaux, de nombreux commerces, un réseau de transports complet, des équipements publics de qualité mais aussi un foisonnement associatif et culturel, qui participent à faire de Villejuif une ville active et agréable. La Mairie, dont le Maire est Pierre Garzon, emploie 1 600 collaborateurs, dans tous les métiers : transition écologique, solidarités, culture, finances, communication, prévention-sécurité, accompagnement de tous les âges de la vie. Elle est membre du territoire Grand Paris Seine-Bièvre.
Au sein de la Direction des actions éducatives, dans Service des Affaires Scolaires et sous l'autorité du Responsable de service, le(la) gestionnaire administratif et des budgets de fonctionnement des écoles est en charge de la gestion administrative, de la garantie du bon suivi financier ainsi que de la mise en relation avec les autres services.

Vos missions principales seront les suivantes :
Gestion administrative
- Prendre en charge de la boite mail scolaire en lien avec le responsable Vie Scolaire.
- S'assurer de la bonne réception, par les collaborateurs concernés, des messages adressés au service.
- Gérer les communications externes de cette même boîte mail en lien avec le responsable du service.
- De la même manière, être en charge du logiciel ELISE permettant l'orientation et le traitement interne des documents dématérialisés du service affaires scolaires.
- Assister le responsable du service dans la gestion du retroplanning annuel et assurer une veille d'archivage du secteur.

Gestion des budgets de fonctionnement des écoles :
- Effectuer la comptabilité en lien avec le service (engagements, commandes, vérification et liquidation des factures, après vérification du service fait auprès des écoles) et veiller au respect des règles administratives et des procédures.
- Assurer le suivi des commandes et des livraisons.
- Garantir la mise en relation avec les directeurs d'écoles, les fournisseurs et les acteurs en lien avec le secteur.
- Préparer et suivre les marchés publics de fournitures, livres, matériel pédagogique, établir un budget prévisionnel, assurer un suivi de l'exécution en lien avec le service des finances (taux d'exécutions des lignes budgétaires) et un bilan budgétaire des dépenses de fonctionnement par école ainsi qu'un bilan annuel de l'activité du secteur.
- Suivre et participer aux réunions en lien avec le service.

Lien avec le pôle projet de la direction :
- Assurer le soutien de certains projets sur les volet financier
(exécution financière), en lien avec le responsable du
service projet de la direction.
- Garantir le suivi administratif (courriers, comptes-rendus,
bilans) en fonction des besoins du service demandeur,
ainsi que le soutien opérationnel sur la mise en oeuvre de
certains projets. Nous recherchons une personne dynamique possédant un esprit
d'initiative et une grande rigueur ainsi que des qualités d'adaptation
aux divers missions demandées.
Une bonne capacité d'organisation, de maîtrise des outils
bureautiques et des techniques de classement sont attendu sur le
poste.
Des qualités rédactionnelles seront nécessaires ainsi que l'aptitude
à vérifier la conformité des documents budgétaires.
Enfin, la capacité à créer et suivre un retroplanning est demandée.
La maîtrise des logiciels CIRIL net Finances et CIRIL net Enfance
serait un plus.

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Job tags

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Salary

1 600 €