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Location

Martigues, Bouches du Rhône | France

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Job description

FICHE DE POSTE * Intitulé de la fonction : Officier d'état civil H/F

* Catégorie / Grade : Catégorie C / Adjoints administratifs

* DGA / Direction / Service de rattachement : Direction des Affaires Civiles, Juridiques et Funéraires - Service Population et Citoyenneté / Secteur Etat Civil

* Nom et fonction du Supérieur hiérarchique direct : Responsable de Secteur

1) Missions principales et responsabilités

* Assure l'accueil physique et téléphonique du public

* Instruit et constitue les actes d'État Civil

* Assure la tenue administrative des registres

* Assiste les Élus pour la célébration des mariages et des parrainages républicains

* Signature des actes et des registres
2) Activités principales

ACCUEIL :

* Délivrance des actes ou extraits d'actes d'Etat Civil

* Réception des déclarations de naissances, décès, reconnaissances, changements de nom et établissement des actes

* Réception des demandes de changement de prénom et demandes de rectification

* Réception des dossiers de PACS, mariage et parrainage républicain

* Réception des demandes de livret de famille

* Traitement et délivrance des livrets de famille

* Établissement des certificats de vie et attestations de célibat

GESTION ADMINISTRATIVE :

* Tenue du standard téléphonique du secteur

* Établissement des actes de transcriptions de décès

* Apposition des mentions marginales sur informatique et sur registres

* Assurer la tenue administrative des registres

* Préparation des mariages et validation

* Classement et archivage

* Traitement des demandes d'actes par COMEDEC, par courrier et des demandes Internet

ACTIVITES SPECIFIQUES OU DE POLYVALENCE

* Assiste l'élu lors de la célébration des mariages et parrainages républicains 3) Technicités du poste et compétences exigées

* Devoir de discrétion

* Maîtrise de l'outil informatique indispensable

* Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'Etat Civil

* Apprécier la demande au regard de différents documents

* Apprécier le caractère de nuisance potentiel dans le choix d'un prénom et alerter les parents

* Expliquer l'indivisibilité de la filiation

* Expliquer l'acte et ses conséquences

* Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil

* Conserver son calme dans les situations de stress

* Apprécier la recevabilité les actes d'Etat Civil d'autres pays

* Contrôler le droit à l'acte des mandants

* Connaître les règles communes à la rédaction des actes

* Sens de l'organisation, de l'autonomie et de la rigueur

* Esprit d'équipe

* Sens du Service Public et de la relation aux administrés

4) Conditions d'exercice

* Diplôme requis : Bac minimum

* Cycle de travail : 08h30-12h00 / 13h30-17h30

* Contraintes et difficultés liées au poste : Permanence mariage les samedis

5) Système Relationnel

* Interne : D.A.C.J.F, Service Population et Citoyenneté, Cabinet du Maire, secrétariat des Élus, service Funéraire

* Externe : Administrés, Pompes Funèbres, T.G.I d'Aix-en-Provence, notaires, avocats

INFORMATIONS FICHE DE POSTE

Niveau hiérarchique du poste C3

NBI 10 points

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Job tags

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Salary