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Location

Pontoise, 95000 | France

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Job description

Avec une population de plus de 32 000 habitants, Pontoise est la 2ème Ville de l'Agglomération de Cergy-Pontoise (210 000 habitants), dont elle constitue le coeur historique et patrimonial. Elle est située à 30 km au nord-ouest de Paris, à l'orée du Parc Naturel Régional du Vexin français dont elle est la capitale historique.

Au sein du Cabinet de Madame le Maire, sous l'autorité de la directrice de cabinet et en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe municipale, l'assistante de direction apporte une aide permanente en matière d'organisation, de gestion, de communication, d'information, de classement et de suivi de dossiers.
Assurer l'organisation permanente de l'exercice du mandat du Maire et des Élus et des missions du Directeur de Cabinet en collaboration avec le chef de Cabinet :
- Organiser les agendas
- Coordonne l'organisation logistique des rendez-vous, réunions, déplacements, séminaires
- Rassembler et rédiger si besoin les éléments et documents nécessaires à la constitution des fonds de dossier des rendez-vous, réunions, déplacements, séminaires
- Assurer la diffusion des comptes rendus
- Assurer le suivi des décisions prises

Assurer la gestion administrative du service :
- Analyser les courriers et courriels et rédiger/proposer une réponse adaptée à la demande des usagers
- Recueillir auprès des services les éléments de réponse si nécessaire
- Relire tous les documents qui sont présentés à la signature du Maire (hormis les documents juridiques) et alerter si besoin
- Suivre le budget du service et les subventions aux associations
- Organiser le classement et l'archivage
- Effectuer les demandes de fournitures

Assurer l'accueil physique et téléphonique du Cabinet du Maire :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages
- Renseigner les interlocuteurs ou relayer/orienter vers l'interlocuteur compétent * Formation supérieure de niveau Bac +2 en secrétariat/assistante de direction

* Parfaite maîtrise des règles rédactionnelles. (Orthographe et grammaire).

* maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook. Internet, intranet).

* Capacité d'adaptation, disponibilité, gestion des urgences ou imprévus.

* Autonomie, réactivité et initiatives

* Rigueur dans le suivi des dossiers

* Courtoisie, écoute, diplomatie

* Sens de l'organisation et d'adaptation

* Sens du service public

* Discrétion, sens de la confidentialité

* Curiosité et implication dans les dossiers.

Une Expérience similaire en Direction Générale ou en Cabinet serait un plus.

Conditions de travail :

* Recrutement statutaire ou à défaut contractuel

* Filière administrative - Cadre d'emplois des Adjoint administratifs ou rédacteurs - Catégorie C ou B

* Durée hebdomadaire : 39h

Avantages de la collectivité :

* Rémunération statutaire + IFSE

* 13ème mois et CIA

* Possibilité d'adhésion au CNAS

* Titres restaurant

* Participation employeur à la prévoyance

* Politique de formation développée

* Proximité des transports en commun (gare RER C et Transilien H et J) ou stationnement réservé

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Job tags

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Salary