Agent d’accueil et de secrétariat F/H

Location

Gentilly, Val de Marne | France

Job description

Missions :

Sous l’autorité du responsable du service culturel, l’agent assure les missions de secrétariat et d’accueil. Il est amené à participer aux réunions de programmation, d’organisation du service, de réunions transversales avec d’autres services et aux évènements et bilans.

Activités principales :

Accueil du Service culturel :

• Accueillir le public sur le site et lors des initiatives du service culturel
• Assurer l’accueil téléphonique
• Suivre le courrier 
• Assurer la billetterie des spectacles : suivi des réservations, ventes de billets, suivi de l’édition des billets, gestion de la caisse
• Mettre à jour et tenir de l’espace d’information : affichage, disposition des supports d’information et des fichiers mailing

Secrétariat du Service culturel :

• Assurer le secrétariat des réunions avec des partenaires : convocations, préparations de dossiers, rédaction de comptes rendus
• Déclarer les recettes pour les droits d’auteur SACEM et SACD après l’accueil des spectacles
• Suivre les tableaux de réservation pour les spectacles et les visites d’expositions pour les séances scolaires
• Rédiger les courriers
• Participer à la préparation de certaines initiatives, notamment sur l’accueil des artistes, sur les réunions de diffusion de la communication, et déclaration aux assurances des œuvres exposées
• Gérer les réservations d’hébergement et des repas des artistes accueillis
• Saisir les bilans d’activité et les fiches d’actions par secteur d’activité
• Suivre les problèmes matériels, commande de fournitures, gestion des stocks…
• Assurer le traitement informatique de documents : courriers, plannings, listes de réservations

Particularités du poste :

Horaires de travail :

• Lundi : 14h30-18h
• Mardi : 9h30-12h30 et 14h00-19h00
• Du mercredi au vendredi 9h30-12h30 et 14h00-18h00
• Samedi 10h-13h

Présence sur des spectacles et manifestations le soir et les week-ends demandée

Profil du candidat :

• Etre titulaire d’un grade du cadre d’emploi des adjoints administratifs
• Intérêt pour le secteur culturel
• Connaissance des procédures et règles de fonctionnement internes à l’administration
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
• Capacité à travailler en partenariat et en transversalité
• Rigueur et ponctualité
• Bonnes qualités rédactionnelles
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, Access
• Permis B

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Salary