Location
Grenoble | France
Job description
1- LE SERVICE D'AFFECTATION
Mission principale du service : Le service commun des Archives, mutualisé entre la Ville, la Métropole et le CCAS de Grenoble, a pour mission de mener des opérations de collecte, classement, conservation, communication et valorisation du patrimoine.
Composition du service : Le service est composé de 13 agents répartis dans les métiers suivants : archivistes chargé.e.s de collections et gestionnaires de collections.
Nom / fonction du ou de la supérieur-e hiérarchique direct-e : Anne BOULENC / Cheffe de service
2- FINALITES DU POSTE
- Assurer la mise en place et le maintien d'une politique de gestion des archives au sein des trois entités : traitement, identification et sélection des documents dans le respect des règles en vigueur
- Assurer la communication des documents à toute personne qui en fait la demande, en interne et auprès du public extérieur
- Assurer l'efficacité du service dans la recherche des documents et dans la gestion des espaces de conservation : réduire les risques de perte, de destruction ou dégradation des documents d'archives présentant un intérêt juridique, administratif ou patrimonial
- Développer des opérations de valorisation du patrimoine municipal et métropolitain
- Ces enjeux s'appliquent aux archives papier et électroniques incluant ainsi des missions de records management
3- ACTIVITES ET TâcheS, INTITULE ET DESCRIPTION
Activité 1 : Collecte active des archives
- Contacts avec les producteurs d'archives
- Actions de sensibilisation et de formation à la gestion des documents et à l'archivage
- Conseils pour la rédaction des bordereaux de versement et d'élimination
- Suivi des opérations de versement et d'élimination d'archives
- Mise au point, dans les services producteurs, de systèmes de gestion documentaire, notamment plans de classement, tableaux de gestion, procédures
- Développement d'outils internes de suivi et d'information sur les services producteurs et leurs activités
Activité 2 : Classement
- Traitement des versements entrants : reprise de versements si besoin ; rédaction d'analyses, indexation des articles dans le logiciel Ligéo et en lien avec Asalae et Pastell pour les archives électroniques.
- Tri, classement et rédaction d'instruments de recherche : reprise des fonds modernes et contemporains : tri et classement ; rédaction d'instruments de recherche
Activité 3 : Communication
- Présidence de la salle de lecture : conseil et orientation scientifique des lecteurs internes et externes ; suivi de la salle de lecture : mise à jour des procédures, inventaires et autres instruments de recherche ; contrôle de l'application du règlement de la salle de lecture
- Recherches administratives et historiques : recherches dans les fonds d'archives pour répondre à des demandes (téléphone, mail, courrier) internes et externes, de nature administrative ou historique
Activité 4 : Mise en valeur des archives
- Participation à la préparation et à la réalisation d'expositions de documents
- Participation à la réalisation et mise à jour de publications de présentation du service, suivi de leur mise en ligne et diffusion
- Participation à l'accueil de groupes internes et externes (JEP)
- Collaboration avec des institutions culturelles et universitaires
- Rédaction de documents historiques
Autres activités : L'archiviste peut se voir confier la gestion de domaines ou projets spécifiques en plus des missions et responsabilités décrites ci-dessus
- Gestion de la bibliothèque : enrichissement des fonds : recherche et prospection de nouveaux ouvrages ; catalogage et mise à disposition des lecteurs ; relations avec le réseau des bibliothèques
- Gestion des périodiques : enrichissement des fonds : recherche et prospection de nouveaux périodiques ; catalogage et mise à disposition des lecteurs ; relations avec le réseau des bibliothèques
- Suivi des outils informatiques SIA et SAE : installations, anomalies, demandes d'évolutions, paramétrages.
- Gestion du site internet des Archives et des comptes du service sur les réseaux sociaux
- Numérisation : définition du plan de numérisation, préparation des documents à numériser, contrôle et mise en ligne
- Conservation préventive : définition de plans de restauration et reconditionnement des fonds
- Missions de chef de projet en fonction des opportunités et sollicitations du service
- Proportion du poste dédiée à la gestion de projet : 50 % 4- COMPETENCES ET TECHNICITES EXIGEES PAR LE POSTE
CONNAISSANCES
Connaissance en histoire : histoire des institutions, histoire locale et nationale
Connaissance en archivistique : savoir appliquer les normes et les procédures archivistiques ; connaître les normes de catalogage ; connaître et savoir appliquer la gestion des archives électroniques
Connaissance de l'administration : connaître la législation et la réglementation, savoir exploiter les lois et règlements (accès aux documents administratifs, archives)
Connaissances en paléographie, en latin et en ancien français
Capacités de rédaction
SAVOIR FAIRE
Compétences organisationnelles : analyser les besoins d'un service versant au regard de son fonctionnement en tenant compte de la règle archivistique
Définir des priorités dans son travail en relation avec le fonctionnement global du service
Compétences d'adaptation : travailler en groupe et à soumettre son travail à la critique constructive des autres archivistes du service
Compétences relationnelles : présenter les règles archivistiques dans les réunions avec les services versants (pédagogie)
Décoder la demande des utilisateurs et la traduire en termes de fonds d'archives
Connaître les techniques d'animation de réunion
Développer de bonnes relations de collaboration au sein du service (écoute, coopération, solidarité, information mutuelle)
SAVOIR ETRE
Initiative et d'autonomie
Rigueur, précision et méthode
Curiosité d'esprit
Goût pour l'histoire locale
Job tags
Salary
