Location
Munster, 57670 | France
Job description
Créé en 1989, le Parc naturel régional des Ballons des Vosges regroupe 201 communes réparties sur 4 départements : les Vosges, le Haut-Rhin, le Territoire de Belfort et la Haute-Saône. Il compte plus de 250 000 habitants et est à ce titre le plus peuplé des parcs naturels régionaux. Acteur clé de la préservation des patrimoines, le Parc contribue également au dynamisme économique du territoire.
Il emploie à l'heure actuelle 56 agents qui forment une équipe dynamique et investie, impliquée dans de nombreux domaines : nature et biodiversité, communication, accueil et sensibilisation des publics, culture, urbanisme, économie Le secrétariat est composé de 4 personnes, chargées de l'accueil et de l'assistance aux différents pôles du Parc.
Ce recrutement vise à remplacer un agent permanent en congé maternité. Vous serez placé sous l'autorité de la responsable Ressources humaines et moyens généraux.
Missions principales :
* Assiste les responsables et chargés de mission des pôles dont il/elle a la charge en assurant le suivi des dossiers et des procédures administratives, la logistique des réunions et des déplacements professionnels.
* Informe et oriente les interlocuteurs internes et externes
Activités principales :
Secrétariat général :
- Assurer une permanence physique et téléphonique
- Accueillir, informer et orienter les partenaires, élus et usagers de la structure
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier arrivé
- Mettre sous pli et affranchir le courrier départ
- Traiter si nécessaire la messagerie électronique générale
- Classer et archiver les dossiers traités
Assistance du pôle Nature et Biodiversité, de l'opération Grand Site du Massif du Ballon d'Alsace et du chargé de mission " organisation des fréquentations dans les milieux naturels " :
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, notes, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser
- Suivre certains dossiers pour le compte des chargés de mission (pointage, relance, vérification)
- Assurer l'intendance et la logistique des réunions, séminaires, divers événements et jurys de recrutements pour ses pôles (réservations de salle et de créneaux de visioconférence, repas ou collation, invitations)
- Organiser si nécessaire les déplacements des personnels (réservations de billets de train et d'hôtels).
Spécificités du poste :
Contraintes particulières du poste :
- Gestion des imprévus
- Contact avec des interlocuteurs variés
- Respect des consignes de confidentialité
- Travail sur écran
- Horaires réguliers. L'intervention de la secrétaire peut être nécessaire dans le cadre de l'organisation d'événements ponctuels, avec le cas échéant modification des horaires de travail.
Moyens mis à disposition :
- Outils de communication (téléphone, ordinateur)
- Logiciels spécifiques liés à ses missions (messagerie électronique, Pack Office, base de données adresses)
- Matériel de reproduction et d'affranchissement.
Conditions d'emploi :
Temps de travail : 39h avec RTT
Rémunération selon la grille de la Fonction Publique Territoriale + régime indemnitaire.
Avantages sociaux : chèques-déjeuner, participation de l'employeur aux abonnements de transport en commun pour les trajets domicile-travail. Niveau Bac à Bac +2 dans le domaine du secrétariat ou expérience de secrétariat.
Une expérience en collectivité locale serait un plus.
Savoirs généraux
- Bonne connaissance des techniques de communication orale et écrite
- Bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance souhaitée du fonctionnement des collectivités locales et établissements publics
Savoirs faire (compétences techniques)
- Utilisation des modes de communication écrites et orales
- Utilisation de l'outil informatique (Word, Excel)
- Respect des procédures
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Prise et restitution de messages
Savoirs être (aptitudes)
- S'exprimer correctement à l'oral et par écrit
- Travailler en équipe
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Rigueur, autonomie, réactivité, capacité à gérer les imprévus
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Salary
