Gestionnaire administratif-ve H/F
École Normale Supérieure - PSL
Location
Paris 5e | France
Job description
À propos de nous
L'ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE
Créée en 1794, l'École normale supérieure ENS-PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L'École compte 37 unités mixtes de recherche.
L'École normale supérieure est membre de l'Université PSL
Mission
Département ou service de la structure : Service Logistique et Technique
Catégorie/Corps : Catégorie B (Technicien en gestion administrative)
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Structure d'accueil du poste
Au sein du service Logistique et Technique (SLT), composé de cinq pôles, le gestionnaire administratif est intégré au pôle Service à l'Usager (PSU) et placé sous l'autorité de son responsable. Il travaille avec l'ensemble du pôle composé de 11 agents. Il travaille également avec l'ensemble des agents du SLT composé de 54 personnes. Au sein de l'établissement, il est amené à travailler avec la Délégation générale des élèves, avec les élèves et étudiants, les usagers internationaux de l'internat, la Direction des études, de la vie étudiante et des carrières, la Direction des relations internationales, les gestionnaires administratifs et l'agence comptable. En externe, ses relations de travail sont les fournisseurs et les prestataires de service.
MISSIONS ET ACTIVITÉS
Missions principales
Le gestionnaire administratif assure les fonctions de chef d'équipe au sein du pôle Service à l'Usager. Il est en charge d'encadrer deux opératrices logistiques (une lingère et une aide entretien) ainsi que des vacataires estivaux. En lien avec le régisseur du bureau, il assure l'organisation et la continuité de service du bureau hébergement. Il est également amené à assurer des fonctions polyvalentes d'accueil et de gestion au sein du service Logistique et Technique.
Activités principales
o Assurer l'encadrement du bureau hébergement
o Assurer l'interface entre sa hiérarchie et les équipes ;
o Organiser et planifier l'activité des équipes ;
o Encadrer et contrôler l'exécution des tâches ;
o Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l'activité.
o Assurer l'organisation des internats
o Assurer l'accueil des usagers de l'internat ;
o Répondre aux besoins et assurer le suivi des demandes ;
o Préparer et assurer la rentrée de l'internat ;
o Contrôler les différents mouvements de l'internat tout au long de l'année (thurnages partiels, invités, pensionnaires étrangers, fermetures, etc.) ;
o Assurer le suivi fonctionnel et qualitatif des espaces communs de l'internat (cuisines, douches, toilettes) ;
o Assurer le suivi qualitatif des logements invités (états des lieux, ménage, etc.) ;
o Assurer l'accueil des universités d'été (informations, réservations, facturation) ;
o Effectuer le suivi et la gestion des stocks (électroménagers, mobiliers, produits ménagers).
o Participer à la gestion administrative du bureau hébergement
o Assurer le suivi et la gestion des marchés dédiés au bureau hébergement ;
o Appliquer les procédures administratives spécifiques du bureau hébergement ;
o Etablir les documents administratifs et suivre les demandes ;
o Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord liés aux activités ;
o Participer à la mise à jour des procédures.
Spécificités du poste
o En contact quotidien avec les usagers
o Périmètre de l'internat sur trois sites
o Usage de l'anglais dans un cadre professionnel
o Calendrier d'activité variable nécessitant de la disponibilité à certaines périodes
Profil
COMPÉTENCES PRINCIPALES
Expérience professionnelle : trois années d'expérience en gestion administrative
Connaissances
- Connaissance des marchés publics (notions de base)
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur
Compétences techniques
- Rendre compte, à l'écrit comme à l'oral, à sa hiérarchie
- Savoir planifier, contrôler et prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Communiquer, faire preuve de pédagogie et s'adapter aux divers interlocuteurs
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Maitriser les outils de messagerie (Outlook) et de bureautique (Word, Excel)
- S'adapter rapidement à l'utilisation du logiciel d'hébergement ADRESIO
- Encadrer et animer une équipe
Compétences comportementales
- Faire preuve d'autonomie et de réactivité
- Avoir le sens de l'organisation et de l'anticipation
- Être capable de travailler en équipe
- Avoir le sens du relationnel
- Être disponible (contrainte de calendrier de gestion)
- Être rigoureux(-se) et force de proposition
AUTRES INFORMATIONS
Prise de fonction : 1er mars 2024
Lieu de travail : 45 rue d'Ulm, 75005 Paris
Conditions de travail : 37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an
Télétravail possible
Poste ouvert : - Aux contractuels (CDD d'un an renouvelable)
Rémunération selon expérience.
L'ENS est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
Job tags
Salary
