Adjoint en gestion administrative H/F
Location
Saclay, 91400 | France
Job description
Poste
Mission du service / positionnement hiérarchique :
La maison du doctorat a pour mission la mise en œuvre de la politique de formation doctorale de l’Université Paris-Saclay et de contribuer à augmenter la visibilité et l’attractivité du Doctorat.
L’adjoint.e en gestion administrative exercera ses missions sous l’autorité de la responsable de pôle, l’agent interviendra pour prendre en charge, au sein de la Maison du Doctorat, les missions administratives transverses à l’ensemble des écoles doctorales.
Missions principales de l’agent :
- Assurer les opérations de gestion administrative et organiser la gestion pédagogique dans le système d’information ADUM (inscription, soutenance, mise en signature des ..) Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la scolarité doctorale (Système d’information ADUM)
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions à partir du système d’information
- Assurer au quotidien l’accueil physique et téléphonique des doctorant.e.s et leur apporter un conseil de premier niveau dans leurs différentes démarches administratives
- Participer à la mise en place et à l’organisation de l'archivage des dossiers ou de leur numérisation
- Saisir, mettre en forme les différentes procédures et les diffuser
- Suivre les dossiers des doctorants et relancer les interlocuteurs internes ou externes Appliquer la réglementation liée à la formation doctorale
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Participer à l’animation du réseau des Alumni Doctorat
Dans le périmètre du poste, les missions pourront évoluer selon les besoins du service avec une évolution vers une diversification et une mutualisation des fonctions.
Profil
Connaissance, savoir :
- Connaissance de la règlementation et de l’environnement enseignement supérieur et recherche
- Bonne connaissance de la législation concernant le doctorat et les écoles doctorales
- Pratique de langues étrangères : anglais serait un plus (se faire comprendre à l’oral et à l’écrit)
Savoir-faire :
- Appliquer la réglementation et respecter les procédures
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Savoir rédiger des messages dans un style adapté, communiquer et faire preuve de pédagogie
- Connaissance basique des techniques de communication web et réseaux sociaux
- Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, web)
Savoir-être:
- Sens du relationnel en appliquant les normes spécifiques à l’accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité)
- Sens du travail en équipe
- Sens important de l’organisation, de la gestion des priorités et forte capacité d’autonomie
- Adaptabilité et polyvalence
- Rigueur, fiabilité des informations et respect de la confidentialité
Prérequis
Une expérience dans une fonction similaire est un atout pour la candidature.
Job tags
Salary
