Secrétaire pédagogique des formations d'Optométrie H/F

Location

Essonne (91) | France

Job description

Vos missions en quelques mots

L’une des spécificités de ces formations est la mixité du public d’apprenants : 80% d’entre eux relèvent du statut d’apprentis ou de stagiaire de la formation continue, tandis que la formation de master recrute exclusivement des étudiants en formation initiale.

Activités principales du poste proposé :

Secrétaire pédagogique de plusieurs groupes d’étudiants inscrits en DU Post Licence (DU Optométrie- Contactologie expert, DU Santé oculaire) et en deuxième année de Master mention Sciences de la vision, l’agent gère environ 100 à 120 étudiants pour :

• Accueillir, informer, orienter et accompagner les étudiants inscrits pendant les sessions de formation
• Assurer le suivi des inscriptions administratives de tous les étudiants de licence et de master
• Recenser l’assiduité des stagiaires, gérer les absences, les justificatifs d’absence et préparer les attestations de présence et des certificats de réalisation pour les employeurs ou les partenaires financeurs (OPCO...)
• Réaliser des tableaux de bord pour le suivi des notes
• Participer à la préparation des examens de fin de formation et veiller à leur bon déroulement

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le responsable des formations et les référents pédagogiques des DU Post-Licence dont elle à la charge pour :

• Assurer la logistique des sessions de cours : réservation de salles, impression des supports de cours et sessions d’examen
• Informer et gérer la logistique du planning des cours des intervenants : lieux et horaires, envoi des convocations, des attestations de déplacement
• Participer aux réunions pédagogiques
• Réaliser les propositions de commandes et le suivi des commandes de la filière optométrie

Il/Elle est aussi l’interlocutrice des intervenants des formations pour :

• Vérifier les dossiers de demande de défraiement de leurs missions
• Suivre les dossiers des dossiers d’heures de cours complémentaires
• Renseigner des tableaux de bord pour le suivi des heures réalisées par les intervenants

Profil recherché

Niveau de formation requis : CAP - BAC, idéalement titulaire d’une formation professionnelle de secrétariat, ou avec une expérience équivalente dans l’administration

Connaissance, savoir :

• Connaissances des structures de l’Université et des organismes financeurs privés ou publics
• Maîtrise des principaux outils de bureautiques (Word, Excel) et les outils de communication (messagerie, internet, intranet)

Savoir-faire :

• Capacité d’écoute et de conseil pour renseigner les étudiants
• Techniques d’accueil téléphonique et physique
• Savoir gérer les dossiers de vacations (constitution du dossier)
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Gérer et respecter la confidentialité des informations et des données
• Enregistrer et classer les documents
• Savoir rendre compte
• Savoir travailler en équipe

Savoir-être :

• Sens de l’organisation
• Aptitude à communiquer et bon sens relationnel
• Rigueur et fiabilité

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Salary