Ecole Nationale Supérieure de Mécanique et Microtechnique (E...
Location
Doubs (25) | France
Job description
Mission générale
Sous l’autorité fonctionnelle du Directeur adjoint à la formation et à la vie étudiante et en étroite collaboration avec le coordinateur de la formation initiale, le coordinateur de la vie étudiante et le coordinateur des stages et projets de fin d’études, le-la responsable du service scolarité et vie de l’élève participe à la conception des objectifs du service, organise et pilote leur mise en œuvre, en tenant compte des orientations stratégiques et politiques de l’établissement.
Activités principales
Assurer la supervision, la coordination et la gestion du service :
• Encadrement et animation d’équipe comprenant 1 personnel de catégorie A (adjointe au responsable de service), 4 personnels de catégorie B et 1 personnel de catégorie C ;
• Piloter et coordonner l’ensemble des procédures de scolarité des élèves (recrutement, admission et inscription des étudiants et apprentis, élaboration du calendrier universitaire, préparation de la rentrée, gestion des emplois du temps, gestion des jurys, gestion des diplômes, etc.) ;
• Assurer le suivi de l’offre de formation (outils et communication), de l’évaluation et de l’accréditation des
formations ;
• Assurer le suivi du pilotage fonctionnel des outils de scolarité en interconnexion interne avec les autres services de l’établissement (systèmes d’information, ressources humaines, finances) ou en externe (Association-Cocktail,
Index-Education, Eudonet) ;
• Assurer la conduite de projets et animer des groupes de travail sur les évolutions règlementaires et techniques, mais aussi sur des propositions de perfectionnement ou de changements de procédures en relation et en coordination avec la direction générale des services et les services concernés selon la thématique abordée ;
• Superviser l’élaboration et le suivi du budget de la formation (études, mobilités internationales, stages) et de la vie étudiante ;
• Assurer le suivi, la mise à jour et le respect des règles de scolarité, le suivi du déploiement des réformes
règlementaires et la veille juridique ; Assister le Directeur adjoint à la formation et à la vie étudiante, ainsi que les coordinateurs, et apporter une expertise afin de garantir la conformité des actes de gestion liés à la scolarité des étudiants et des apprentis ;
• Recueillir, vérifier et analyser tous les éléments des dossiers portés par le service qui sont présentés et
éventuellement validés par les instances de l’établissement (CFVU, CA) ;
• Impulser de nouvelles pratiques et méthodes de travail autour d’une démarche qualité dans la gestion des activités du service ;
• Participer à la réalisation des indicateurs (conception de tableaux de bord) et renseigner les enquêtes en collaboration avec le service d’aide au pilotage.
Connaissances générales
• Connaissance du système éducatif de l’enseignement supérieur ;
• Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP ;
• Connaissance des dispositifs de formation initiale (en temps plein, en apprentissage et en contrat de
professionnalisation) ;
• Connaissance des statuts applicables aux différentes catégories de personnel.
Savoir-faire
• Appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion ;
• Manager et animer une équipe, prévenir et gérer des conflits ;
• Maîtriser les techniques de conduite d’entretien, de conduite de réunion, de négociation ;
• Exploiter les systèmes d’information et les outils bureautiques ;
• Elaborer et conduire un projet ;
• Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la sécurisation des missions et à la réalisation des objectifs du service ;
• Elaborer des procédures, concevoir des outils ;
• Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord, analyser et synthétiser des résultats ;
• Elaborer et rédiger des notes d’information et/ou de présentation, des documents de synthèse et des rapports ;
• Veiller au partage de l’information ;
• Garantir la confidentialité des informations et des données.
Savoir être
• Savoir sensibiliser, convaincre, motiver, écouter et encadrer une équipe autour de projets communs ;
• Planifier son activité avec méthode et rigueur ;
• Être force de proposition ;
• Savoir s’adapter aux situations variées et aux évolutions ;
• Savoir prendre des décisions et hiérarchiser ses actions en fonction de l’urgence ou de l’importance des événements ;
• Savoir déléguer, contrôler, évaluer ;
• Avoir le sens du travail collaboratif, accompagner ses collègues, les informer et être capable de les former ;
• Avoir des qualités relationnelles avec les différents publics accueillis.
Job tags
Salary
33.91k € a 61.91k €/an
