Département des Hauts-de-Seine
Location
Hauts de Seine (92) | France
Job description
Mission: Entreprise : La direction de la culture est composée de six services et emploie 170 collaborateurs. Elle pilote la politique culturelle définie par le Président du Département et les élus. Au sein de la Vallée de la Culture, elle agit selon deux axes structurants : une action de maillage territorial dense et une politique de valorisation patrimoniale ambitieuse. Elle est chargée d'élaborer et de mettre en œuvre une politique culturelle à la fois variée, exigeante et accessible à tous les publics, et particulièrement aux jeunes : à travers les établissements départementaux : deux musées de France - le musée du Domaine départemental de Sceaux et le musée départemental Albert-Kahn - une maison d'écrivain, la Maison de Chateaubriand, mais aussi La Seine Musicale, le Jardin des métiers d'arts et du Design, la Tour aux Figures, ou le Fonds départemental d'art contemporain. Elle accompagne des initiatives structurantes du territoire et mène une action moteur en faveur de l'éducation artistique et culturelle. Les activités supports sont réparties entre un service administratif et une unité dédiée à la promotion et la médiation numérique de la Direction. En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante. À Châtenay-Malabry, vous travaillerez au domaine départemental de la Vallée-aux-Loups réunissant un parc et le musée de la maison de Châteaubriand, lieu de mémoire et de création. Lieu magique traversé par le ru d'Aulnay, le domaine est une invitation au romantisme à l'abri de l'urbanisation environnante. Propriété du Département, il abrite une faune et une flore variées ainsi que de nombreux équipements et espaces de jeux. Il bénéficie du label Eve, 'espace végétal écologique', pour sa gestion environnementale exemplaire et du label « Jardin remarquable ». Le domaine est accessible par les transports. Adresse : 87, rue Chateaubriand - 92290 Chatenay-Malabry Chef de file de l'action sociale, le Département agit pour l'intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. Il intervient dans le domaine des collèges, favorise l'accès à la culture et au sport pour tous. La collectivité place également la transition écologique au cœur de son action : nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l'environnement et l'amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais. Le Département porte des projets majeurs : Musée du Grand siècle, développement du tramway et plan vélo, rénovation énergétique et végétalisation des collèges, modernisation des équipements sportifs dans la perspective des JO 2024. L'engagement que nous prenons auprès de tous nos collaborateurs ? Leur permettre de concilier épanouissement et projets professionnels : - Des sites entre ville, nature et patrimoine, toujours accessibles en transports en commun - Un rythme qui respecte l'équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle : temps de travail modulable (35h ou 39h), jusqu'à 49 jours de congés par an, télétravail jusqu'à 2 jours par semaine - Des formations et un accompagnement à la mobilité professionnelle pour vous soutenir dans la réalisation de vos projets - Une Université du management avec des parcours de formation personnalisés pour tous les managers - Des cycles de conférence ouverts à tous pour favoriser une réflexion transversale sur les pratiques professionnelles et les grandes questions de société - Des avantages pour les agents : titres-restaurant, prise en charge du pass Navigo à 75 %, subventions mutuelle et prévoyance - Des solutions pour les parents : crèche et centre de loisirs, séjours à petits prix - La participation aux grands événements sportifs ou culturels du territoire (Festival Chorus, Jazz à La Défense, matchs des clubs partenaires). Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ? Description du poste : La Direction de la Culture recherche un/e Assistant(e) de Direction afin d'assister la direction de la maison de Chateaubriand (directrice et directrice déléguée aux publics, à la valorisation et aux ressources transverses) dans son organisation et ses missions. [Administration générale : -Assurer l'accueil téléphonique de la direction et la gestion des mails. -Gestion du courrier physique (réception, ouverture, tri, enregistrement, envoi). -Assurer l'interface avec l'assistante de la directrice de la Culture. -Commande du matériel informatique et de communication pour les nouveaux arrivants. -Commande et gestion du stock des fournitures de bureau. -Mettre à jour la base de données de contacts. Assister la direction de la maison de Chateaubriand dans son organisation et ses missions : -Gérer l'agenda, organiser et préparer les rendez-vous et réunions (proposition d'ordre du jour, constitution des fonds de dossier, transmission des besoins logistiques). -Organiser les déplacements et missions de la direction. -Assurer le suivi des fiches rendez-vous et des fiches projet. -Assurer ou coordonner la transmission de documents, ouvrages, éditions de la maison auprès de la direction de la Cultre, des services du Département et des partenaires. -Participer aux réunions en cas de besoin, établir les relevés de décision et comptes rendus, le suivi et la synthèse des actions réalisées. -Assurer l'accueil physique et gérer les appels téléphoniques : point d'entrée de la direction pour tout sujet institutionnel, renseigner et orienter les interlocuteurs vers les agents concernés. -Assurer l'interface entre les agents et la direction. -Rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, tableaux de suivi, Powerpoints). -Contrôler et relire les parapheurs, en assurer le suivi. -En tant que de besoin, assurer le suivi de dossiers. Coordonner la production et la circulation de l'information et du reporting, assurer le suivi des circuits de validation interne et externe : -Centraliser la mise à jour du calendrier des instances du Conseil départemental (en particulier commission permanente, comité emploi, comité technique, etc.), veiller au respect des délais de soumission, en assurer le suivi (mise en signature, notifications, mise à jour des tableaux de suivi). -Assurer le suivi des courriers (physiques et dématérialisés) et veiller au respect des délais de réponse. -Assurer la diffusion à l'équipe de la maison des informations d'intérêt général ou spécifiques. -Concourir au reporting d'activité : coordonner, mettre en forme et diffuser les tableaux de bord et les rapports d'activités du service, ou la contribution du service à ceux de la direction de la culture / du pôle. -Classer et archiv, - Adjoint administratif territorial titulaire, ou à défaut contractuel issu d'une formation supérieure de niveau BEP/CAP ou équivalent (Article L332-14 du Code général de la fonction publique) -Connaissance du fonctionnement des collectivités locales -Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat -Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Gec Flower, Cléo, Octime, Neeva, Eudonet) -Connaissance des techniques de classement et d'archivage -Savoir travailler en équipe -Savoir gérer les urgences -Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités -Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, qualités rédactionnelles -Élaborer des tableaux de bord -Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques -Rigueur et organisation -Polyvalence -Discrétion et confidentialité -Sens des relations humaines -Initiative et esprit de synthèse -Autonomie , 39h, télétravail, Philippe Daucourt, adjoint du patrimoine, a pris sa retraite en juillet dernier. Agent d'accueil et de surveillance, la Maison de Chateaubriand souhaite redéployer son poste sur un poste d'assistante de direction (CST 3 octobre). , null, null, #Culture #Administratif ]
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