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Location

Draveil, Essonne | France

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Job description

Secrétaire / secrétaire de direction — H/F Rattaché(e) à la Direction Générale, vous avez un rôle d’appui et de relai d’informations sur l’ensemble des dossiers confiés. Vous optimisez la gestion des tâches administratives et organisationnelles. Le poste nécessite de réaliser des astreintes administratives si nécessaire. Activités en lien avec la Direction Générale : Travaux de secrétariat

• Préparation et organisation des réunions (agenda, salle, dossier…),
• Participation aux réunions, prise en charge des comptes rendus de réunion et des relevés de décision, suivi des actions,
• Contribution aux différents projets de service travaillés avec la DG, veille sur l’avancée et la mise en forme : alerter la DG sur les retards, les obstacles ou les problèmes rencontrés,
• Gestion de l’agenda, réception et orientation des appels téléphoniques, gestion du courrier réceptionné et enregistrement, rédaction et frappe de courriers courants, notes, rapports, tableaux, classement, archivage, etc,
• Conception et suivi de tableaux de bord,
• Organisation logistique d’évènements (commande de repas, réservations, etc),

Ressources humaines

• Préparation de l’accueil des nouveaux cadres (habilitations, matériel en lien avec le service RH et les responsables concernés),
• Suivi des demandes via Octime pour les salariés sous la responsabilité de la DG.

Assurances

• Gestion et suivi des contrats d’assurance en lien avec l’assureur : s’assurer notamment que l’ensemble des risques est couvert par les différents contrats,
• Déclaration, gestion et suivi des sinistres,
• Suivi de la flotte pour ce qui concerne les accidents, des contraventions, etc.

Communication

• Diffusion de communication interne au nom de la DG (note de service, organisation médicale…),
• Participation à la préparation de différents évènements et à la création de supports de communication (en lien avec la responsable communication).

Qualité et services de soins

• Gestion des plaintes et réclamations écrites des patients (coordination entre le service qualité, équipe médicale, direction des soins et direction générale),
• Aide à la rédaction de procédures,
• Suivi du plan d’action concernant la certification en lien avec la DG et la responsable qualité,
• Suivi des FEI en lien avec la DG.

Activités en lien avec la Présidence de l’Association :

• Secrétariat du quotidien,
• Préparation des réunions et élaboration des procès-verbaux du Bureau du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale,
• Suivi de la comptabilité du siège et élaboration des documents statutaires annuels (suivi des factures et chèques, pièces de caisse & journaux, arrêtés des comptes),
• Elaborations des rapports annuels et tenu des tableaux de bord (Moral, Communication, statistiques),
• Suivi des adhérents et établissement des reçus fiscaux (précompte pour les retraités SNCF, appel à cotisation, dons),
• Documents annuels statutaires des Sections,
• Réalisation et diffusion du bulletin d’information.

Profil: Titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 minimum, vous bénéficiez d’une expérience significative en Assistanat de Direction idéalement dans le milieu de la santé. Vous êtes reconnu(e) pour les qualités suivantes : sens du service, polyvalence des tâches, organisation, réactivité, force de proposition, gestion des urgences, curiosité intellectuelle, adaptabilité, aisance relationnelle et communicative, écoute, discrétion, sens des responsabilités, proactivité, rigueur, disponibilité et enfin agilité. Vous l’aurez compris, vos compétences comportementales liées à votre expérience et votre maitrise des outils informatiques vous permettront d’être en réussite sur ce poste. Groupe Hospitalier les Cheminots Le Groupe Hospitalier Les Cheminots (GHC) est une association à but non lucratif SMR/MCO (193 lits et places), certifié V2014. Notre établissement d’environ 250 salariés est réparti sur les sites de Draveil et Ris-Orangis. Nous accueillons des patients en :

• Soins de suite polyvalent
• Soins de suite locomoteur (hospitalisation complète et hôpital de jour)
• Soins de suite associé en cancérologie, avec des lits de soins palliatifs

Le GHC est un établissement à taille humaine prenant à cœur le développement de ses projets et offrant un cadre de travail agréable. Draveil BAC + 2 minimum Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus) CDI Secrétaire / secrétaire de direction

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Job tags

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Salary