Assistante Administrative - Secrétariat Général H/F
Location
Bondoufle, Essonne | France
Job description
Au sein du secrétariat général, vous serez chargé(e) de l'organisation et du suivi des instances, assisterez votre responsable dans l'organisation du service et assurerez son remplacement en cas d'absence sur les missions d'assistanat du Maire. Vous serez missionné(e) pour l'accueil physique et téléphonique et le traitement du courrier en soutien de l'agent d'accueil.
* Secrétariat du conseil municipal : préparation et suivi des séances, préparation des délibérations, préparation et envoi des dossiers aux élus, supervision de la mise en place de la salle du conseil, participation aux séances du conseil, diffusion des comptes rendus, archivage,
* Rédaction et mise en forme des arrêtés et décisions, organisation du classement et de l'archivage, référent archives,
* En charge des commissions municipales : envoi des convocations et transmissions des comptes rendus,
* Rédaction et mise à jour des actes liés aux régies,
* Tenue des registres communaux et des recueils des actes administratifs,
* Affichage des conseils municipaux et actes administratifs, vérification des affichages sur les panneaux d'affichage municipal,
* En charge des contrats liés à l'affranchissement du courrier, des assurances,
* En charge des commandes de fournitures administratives et papier pour les services administratifs, saisie de bons de commandes, relations fournisseurs,
* Suivi du budget secrétariat général (fournitures administratives, affranchissement, assurances),
* Accueil physique et téléphonique,
* Traitement du courrier en l'absence de l'agent d'accueil chargé de cette mission, Expérience confirmée en secrétariat.
* Compétences professionnelles : Bonne connaissance de l'environnement territorial, maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et grammaire, sens de l'organisation, rigueur, polyvalence, savoir travailler dans le respect des échéances,
* Compétences techniques : Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Publipostage, Outlook), logiciels métiers.
* Qualités relationnelles : Discrétion, autonomie, savoir travailler en transversalité, réactivité.
* Conditions d'emploi : travail en équipe.
* Capacité d'encadrement, le cas échéant : Stagiaire.
CONTRAINTES : présence aux séances de conseil municipal,
REMUNERATION : Traitement indiciaire, régime indemnitaire, prime annuelle (pour les titulaires).
CNAS et amicale du personnel sous réserve de remplir les conditions d'ancienneté.
Job tags
Salary
