Assistant du cabinet du Maire (h/f) - Saint-Mandé
Location
Val de Marne (94) | France
Job description
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité de la directe de Cabinet, vous faciliterez le travail du Maire et de son cabinet sur le terrain mais aussi au sein de la collectivité.
En binôme avec une seconde assistante et en étroite collaboration avec le cabinet du maire, vous effectuerez l'interface entre les élus et les divers interlocuteurs, assurerez la gestion administrative courante et logistique du service.
Assistanat du Maire et de son cabinet
- Gérer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire,
- Organiser l'activité quotidienne du Maire et gérer son agenda et celui de la Directrice de cabinet,
- Organiser et planifier les réunions et rendez-vous initiés par le Maire et/ou en présence du Maire,
- Traiter les courriers, notes et méls entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion),
- Rédiger les courriers à la demande de M. le Maire et/ou de la Directrice de Cabinet,
- Envoyer et suivre les invitations des évènements organisés par la ville,
- Elaborer et transmettre les plannings de réunions aux élus,
- Préparer les dossiers afférents aux réunions, aux rendez-vous et leur logistique (réservation des salles de réunions...)
- Rédiger les comptes rendus de réunions, les réponses aux courriers dont le cabinet à la charge et rappeler les services chargés de transmettre au cabinet des éléments de réponse
- Assurer le classement et archivage
Relations internes et externes
- Assurer les relations quotidiennes avec l'ensemble des services municipaux,
- Réaliser l'interface entre le Cabinet, les élus et la Direction Générale
- Entretenir et maintenir les contacts avec la population et les différents interlocuteurs de la commune (associations, partenaires)
Gestion des permanences de M. le Maire
- Traiter les permanences logements (interventions auprès des bailleurs sociaux),
- Préparer les dossiers pour la commission d'attribution des logements (en lien avec l'administration),
- Echanger avec le CCAS et le Service Hygiène et Sécurité pour le suivi des dossiers logements,
- Suivre les dossiers des permanences en lien avec le Chef de cabinet
- Demander les éléments d'information auprès des services afin de constituer les dossiers de rendez-vous.
Préparation des Bureaux des Adjoints et des réunions de la Majorité municipale en lien avec la Directrice de cabinet
- Rédiger les points à mettre à l'ordre du jour
- Préparerez les dossiers afférents aux réunions, aux rendez-vous et leur logistique (réservation des salles de réunions...)
- Demander aux services municipaux les différents éléments nécessaires à l'élaboration des dossiers.
Profil recherché
Vous êtes titulaire d'un Baccalauréat + 2 avec une première expérience sur un poste similaire.
La connaissance des logiciels bureautiques n'a plus de secret pour vous, vous maîtrisez les processus de décision au sein d'une collectivité territoriale et possédez une très bonne connaissance de l'environnement des collectivités. territoriales.
Vous avez une excellente qualité rédactionnelle, vous êtes reconnu pour votre écoute, votre communication mais aussi pour votre discrétion professionnelle et de plus vous êtes en capacité d'évaluer l'urgence d'une demande.
Doté d'une rigueur et d'un sens de l'organisation sans faille, vous appréciez le travail en équipe et vous êtes capable d'être force de proposition.
Si vous aimez relever des défis et être au cur d'un projet dynamique, l'équipe sera heureuse de vous accueillir.
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Salary
