Assistant de direction F/H
Location
Paris | France
Job description
Poste
Fonctions : Assistant de direction
Emploi-type : Technicien en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP : J
Mission :
L'assistant ou l’assistante de direction est en charge d’assister au quotidien la direction.
Dans ce cadre, il assure prioritairement l’organisation des commissions d’Habilitation à Diriger les Recherches (HDR), il organise l’envoi courrier et son suivi. Il prépare les différents dossiers traités et rédige les différentes notes associées.
Activités principales :
- Gestion administrative des dossiers d’HDR
- Gestion administrative courante (courriers, comptes rendus, suivi, gestion et élaboration de tableaux de bords…)
- Appui administratif de la Directrice et des 2 services de la direction
- Gestion et suivi du courrier entrant et sortant et du circuit de signature des contrats de recherche (courriers, renseignement dans la base contrats et transmission des versions finales aux laboratoires et aux partenaires)
- Application des règles et des procédures de gestion administrative
- Gestion des besoins en matériel et leur approvisionnement
- Organisation des réunions de travail et gestion des agendas
- Accueil physique et téléphonique
- Relais des informations internes ou externes au sein de la direction
- Mise à disposition de données et informations sous une forme facilitant leur appropriation
- Participation à l’organisation d’évènements de la direction
Conduite de projets : oui
Encadrement : non
Profil
De niveau BAC+2 et justifiant d’une expérience significative sur un poste similaire, vous connaissez l’organisation et le fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
Dans ce cadre, vous connaissez également les statuts, règlements et procédures de gestion administrative des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques et du pack office (bureautique, messagerie électronique, internet)
- Application des règles et des procédures de gestion administrative
- Aptitude à structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire
- Autonomie et aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution
Savoir-être :
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Rigueur et autonomie
- Polyvalence et réactivité
Job tags
Salary
