Université Toulouse Capitole
Location
Haute Garonne (31) | France
Job description
Activités principales :
Gestion des formations de l’UCP3A :
• Collecter, traiter, contrôler et conserver des informations concernant les stagiaires
• Assurer l’organisation (planning, intervenants, rémunérations, reprographies, prêt de matériels etc.) des cycles de conférence et s’assurer du bon déroulement des ateliers.
• Assurer l’accueil physique, informer et orienter les bénéficiaires et les intervenants de l’UCP3A dans leurs démarches (accueil et soutien logistique auprès des enseignants pour la mise en place des cours en distanciel ).
• Connaître l’ensemble des activités proposées et en assurer la promotion
• Participer à la conception de la maquette du programme annuel chaque année renouvelée
• Organiser les opérations d’inscription des adhérents en début d’année
• Travailler en interne avec les services centraux pour la gestion des salles.
Appui à l’activité VAE :
• Informer, conseiller et orienter les candidats VAE/VAPP, assurer l’accueil physique, téléphonique ou contacts mail des interlocuteurs internes et externes
• Participer à l’analyse du besoin et de la demande en lien avec l’IGE en charge de l’activité VAE
• Accompagner le candidat dans le montage de son dossier : élaborer les contrats/conventions de formation professionnelle continue pour la VAE, ou via France VAE
• Gérer la procédure d’inscription du candidat en lien avec les services de scolarité
• Suivre rigoureusement les dossiers des candidats et assurer le suivi financier des dossiers VAE en lien avec le service financier
• Elaborer des tableaux de bord et de suivi de la VAE
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité et répondre aux exigences relatives à la démarche qualité via notamment le respect des procédures de gestion.
• Collaborer aux enquêtes ministérielles en lien avec la chargée VAE
• Participer au processus d’amélioration continue dans le cadre notamment de la Certification Qualiopi
Autres activités :
• Réaliser des opérations de gestion courante
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des 2 activités
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, convocation…), les reproduire et les diffuser
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Classer et archiver des documents
Liste non exhaustive
Les savoirs :
Connaître la structure universitaire et son fonctionnement serait un atout ;
Connaître la règlementation et les modes de fonctionnement et de financement de la formation et plus particulièrement de la formation professionnelle continue (FPC) et de la VAE.
Connaissance de la diversité des publics usagers de services de formation continue
Les savoir-faire :
Maîtriser des outils numériques et bureautiques, bonne connaissance des nouvelles technologies
Communiquer à l’écrit et à l’oral de façon claire et concise
Savoir rendre compte
Savoir analyser et synthétiser divers documents (programmes de formation...),
Savoir gérer et planifier son activité dans un calendrier et dans un cadre de gestion complexe.
Maitriser les techniques de gestion administrative
Accueillir divers publics
Les savoir-être :
Être pédagogue, à l’écoute
Collaboration efficace au sein de l’équipe.
Sens de l’organisation, dynamisme
Esprit d’initiative, être force de proposition
Adaptation aux différents interlocuteurs.
Expérience souhaitée : expérience requise en matière de connaissance des dispositifs FC (VAE)
Job tags
Salary
