Assistant Administratif à la Maison de la Petite Enfance H/F
Location
Pierrefitte sur Seine, Seine Saint Denis | France
Job description
La ville de Pierrefitte-Sur-Seine conduit une active politique d'accueil du jeune enfant visant à favoriser le développement et l'épanouissement des enfants, à accompagner les familles dans leur rôle parental, à les soutenir dans leur parcours d'insertion sociale et professionnelle. Elle accorde une attention particulière aux besoins des familles et enfants en situation de handicap. Elle compte plusieurs structures d'accueil municipales : deux multi-accueils, une halte-jeux, une crèche familiale et deux multi-accueils associatifs. L'accueil du jeune enfant est une composante importante du projet éducatif de la ville.
La commune s'est engagée, aux côtés de la ville voisine de Saint-Denis, dans un projet de création d'une commune nouvelle qui devrait voir le jour au 01 janvier 2025, portant à 145 000 le nombre d'habitants de l'entité nouvelle, qui serait alors la seconde ville d'Ile-de-France après Paris.
L'assistant administratif (H/F) aide quotidiennement l'ensemble des directions de la Maison de la Petite Enfance (Multi-accueil Louise Michel, crèche familiale, halte-jeux), pour les tâches de secrétariat, ainsi que le Point Info Bébé (PI) et le Relais Petite Enfance (RPE). Il/Elle garantit un accueil physique et téléphonique aux usagers notamment aux parents, aux assistantes maternelles indépendantes pour le RPE, et aux différents services. Il/Elle contribue au suivi administratif de leurs demandes.
Activités principales :
- Point Info.
- Garantit un accueil téléphonique et physique : donne une première information sur les différents modes d'accueil en fonction des besoins des familles.
- Oriente les familles en recherche d'un mode d'accueil petite enfance vers les différents interlocuteurs pertinents.
- Contribue à la gestion des dossiers de pré-inscriptions, de préparation des commissions d'admission à un mode d'accueil (CAMA) via le logiciel Concerto.
- Participe et contribue activement aux réunions des secrétariats petite enfance.
- Réceptionne, trie et envoie le courrier ; consigne et transmet les messages, rédige les courriers.
- Contribue à la gestion des archives des établissements : classe, répertorie et range les documents.
- Tient à jour les plannings et le registre d'admission des enfants.
- Prépare les données de facturation, les transmet au service guichet unique dans les temps impartis pour permettre l'édition des factures.
- Traite les erreurs de facturations (régulations) et en informe le guichet unique.
- Calcule le montant des participations familiales, établit les contrats d'accueil.
- Réceptionne les livraisons et les contrôles.
- Affiche les menus à l'intention des familles.
Activités occasionnelles :
- Participe suivant les nécessités du service aux diverses réunions : des parents, générales de service et aux journées pédagogiques.
- Élabore des tableaux numériques et statistiques en fonction des besoins du service et des demandes de la Direction générale.
- Participe à la continuité de secrétariat en cas d'absence d'adjoint administratif à la Maison des petits pierrefittois (multi-accueil de 70 places).
- Participe aux moments festifs de la structure (noël, kermesse, sorties).
- Participe à l'élaboration des supports internes de communication à destination des parents. Compétences requises :
- Connaître les savoirs et pratiques relatifs aux tâches administratives. Maîtriser les outils informatiques à savoir les logiciels de traitement de texte, tableurs et autres (CONCERTO, CIRIL, LIBRE OFFICE/CALC, MAARCH).
- Savoir s'organiser dans son travail, savoir s'adapter aux différents interlocuteurs en utilisant un langage précis et adapté.
- Savoir prendre des initiatives.
- Être capable de faire évoluer ses connaissances.
Qualités requises :
- Être à l'écoute des différents interlocuteurs.
- Avoir de la patience, de la maîtrise de soi, et sens de l'accueil.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Avoir le sens du travail en équipe.
Expérience et/ou diplômes recherchés :
- Bac Pro Secrétariat.
Formation spécifique souhaitée :
- Lutte contre l'incendie.
- Gestes et postures.
Job tags
Salary
