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Location

Marseille 1er | France

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Job description

Au sein de la Direction de mission prospective, appui et coordination, vous apportez une aide permanente au Directeur du pôle Finances ainsi qu'à leurs équipes rapprochées, en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de préparation, de classement des dossiers et de préparation des temps forts de la vie du collectif.

Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Pôle Finances.

Vous suivez et gérez les dossiers administratifs. Vous êtes référent de proximité sur les outils informatiques et numériques.
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique

Assurer l'accueil téléphonique et physique

Organiser et planifier des réunions

Gérer le secrétariat des Directeurs du Pôle et de leurs équipes rapprochées ;

Suivre et gérer les dossiers administratifs

Participer aux réunions des Comités de direction et rédiger les comptes-rendus

Centraliser, préparer et suivre les documents relatifs aux Conseils Métropolitains et aux temps forts de la vie du Pôle Finances (réunions, Comité des investissements) Bureaux et Conseils Métropolitains : Suivi et gestion des délibérations enrôlées et portées par le Pôle Finances

Organiser, suivre et gérer le dispositif de Visa financier

Être le référent informatique Vous êtes adjoint.e administratif.ve ou rédacteur territorial avec une première expérience d'assistant(e) de direction

Vous avez une certaine appétence pour les outils numériques, vous maitrisez les logiciels de bureautique et avez déjà utilisé des outils de gestion (agenda).

Vous êtes une personne réactive, capable d'anticiper, vous appréciez de travailler en collaboration avec différentes équipes.

Ce poste requiert aussi de la rigueur, de l'organisation et de l'autonomie et un sens important de la confidentialité.

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Job tags

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Salary