Un Assistant de Direction (H/F)

Location

Paris 13e | France

Job description

Poste à pourvoir : Dès que possible

Type de contrat : Contrat à durée indéterminée

Domaine d'activité : Équipes administratives

Type d'annonce : ICM

Missions principales

Au sein d’un environnement exigeant, vous assistez le Président et le Directeur Général de l’Institut :

• Vous avez un rôle de facilitateur entre les équipes/fonctions support et la Direction
• Vous assurez le secrétariat courant du Président et du Directeur Général : agendas, standard téléphonique, prise de notes, traitement du courrier, rédaction de courriers et emails, accueil des visiteurs, assistance sur certains dossiers, recherche d’information, classement et archivage
• Vous organisez des déplacements et gérez les notes de frais et demandes de remboursements auprès des organisateurs
• Vous organisez des réunions internes en présentiel et visioconférence : élaboration du calendrier annuel des réunions de gouvernance récurrentes/institutionnelles, envoi des invitations et ordres du jour, logistique, préparation des présentations PowerPoint/ Excel/ Word et dossiers afférents à la Direction, rédaction des comptes rendus ;
• Vous organisez des réunions et visites institutionnelles en coordination avec le service de Communication
• Vous procédez à la vérification des validations internes des documents/contrats et assurez le suivi des signatures en lien direct avec le DG et différents services émetteurs
• Vous êtes en charge de la veille bibliographique pour le DG

Profil

• Titulaire d’un BTS Assistante de Direction, vous possédez 5 ans d’expérience en secrétariat de Direction

Savoir-faire

• Vous possédez d’excellentes qualités rédactionnelles
• Vous êtes à l’aise dans la communication en anglais à l’oral et à l’écrit
• Vous maitrisez parfaitement le Pack Office : Excel, Word, Power Point
• La maîtrise de logiciels et outils de gestion électronique documentaire serait un plus

Savoir-être

• Vous êtes autonome, très réactif(ve)
• Vous faites preuve de beaucoup de rigueur dans vos différentes missions,
• Vous respectez la confidentialité des informations traitées Vous anticipez et organisez la charge de travail
• Doté(e) d’un excellent relationnel, vous aimerez travailler en binôme avec l’assistante du Secrétariat Général
• Evoluant dans un environnement complexe, vous faites preuve de diplomatie et d’adaptabilité.

CV à envoyer à : [email protected] en indiquant Poste « Un Assistant de Direction (H/F) » 

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Salary