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Location

Saclay, 91400 | France

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Job description

Poste

Environnement de travail :

La Direction des Affaires Financières (DAF) est composée de cinq services :

• Service budget
• Service financier mutualisé (SFM) en charge de la gestion des directions centrales
• Pôle SIFAC (logiciel de gestion financier et comptable)
• Pôle soutenabilité financière
• Pôle contrôle de gestion des projets investissements d’avenir (PCG-PIA)

Placé.e sous l’autorité du (de la) Directeur (Directrice) des Affaires Financières de l’Université, le pôle contrôle de gestion des investissements d’avenir (PCG-PIA) pilote et coordonne la gestion administrative et financière des financements PIA (incluant les Graduates School, & Objets Interdisciplinaires).

Dans le cadre des projets PIA, le pôle assure les missions suivantes :

• Axe partenariat et aide au montage de projet : assistance au montage des appels à projets, coordination de la contractualisation avec l’ANR et les établissements, déploiement opérationnel des projets.
• Axe administration, budget, gestion financière et reporting: coordination/pilotage des actes attributifs d’aide et des modalités d’allocation de moyens aux porteurs de projets, pilotage et gestion budgétaire (préparation budgétaire, ouverture des crédits, virements aux établissements partenaires, ajustements...), exécution des recettes, suivi d’exécution et reporting, construction de tableaux de bord.

A compter de 2024, le pôle PCG-PIA intègre la gestion des conventions pluriannuelles de la Fondation partenariale nouvellement créée. Ce nouveau périmètre d’activité nécessite de recruter un.e gestionnaire dédié.e à la gestion administrative et financière de ces conventions, en articulation avec la Fondation partenariale, les directions et composantes de l’Université et les établissements du périmètre de l’Université Paris Saclay.

Missions du poste :

Placé.e sous l’autorité hiérarchique du Responsable du Pôle Contrôle de Gestion des Programme d’Investissements d’Avenir le ou la gestionnaire réalise de manière autonome les activités de gestion financière du portefeuille de conventions issues de la Fondation Partenariale ainsi que le suivi administratif lié à ces financements. Il/Elle travaille, en lien avec les principaux acteurs concernés (Fondation Partenariale, DRH, DiReV, laboratoires, agence comptable, composantes, établissements composantes). Il/Elle est l’interlocuteur.trice privilégié.e au sein de la DAF de la Directrice des opérations de la Fondation partenariale.

Gestion administrative des conventions :

• Contrôler les clauses financières des conventions émises par la Fondation Partenariale avant signature
• Assurer le circuit de signature des conventions par une personne habilitée à engager l’établissement
• Création des conventions dans l’outils financier SIFAC

Gestion budgétaire :

• Assurer le suivi et l’exécution des recettes des conventions Fondation Partenariale
• Installer les budgets des conventions Fondation Partenariale
• Élaborer, tenir à jour et transmettre les tableaux de bord de suivi budgétaires
• Participer à la préparation du budget initial et des budgets rectificatifs (prévisions recettes/dépenses)
• Consigner et diffuser les procédures applicables dans le domaine budgétaire

Gestion financière :

• Assurer le suivi des dépenses des conventions Fondation Partenariale
• Élaborer, tenir à jour et transmettre les tableaux de bord de suivi financier
• Collecter, classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables
• Participer à l’élaboration et mises à jour des notes et des procédures

Gestion engagement financier RH :

• Suivre les demandes d’engagement financier RH sur son portefeuille de projet.
• Création et alimentation d’un tableau de bord de suivi des imputations financière RH

Conseil et assistance

• Assurer l’accompagnement de ses interlocuteurs dans leurs démarches autours des conventions issues de la Fondation Partenariale
• Assurer la transmission des informations pratiques sur les procédures financières et administratives

Veille réglementaire

• S’informer, transmettre et suivre l’évolution de la réglementation dans le domaine financier et comptable

Profil

Connaissance, savoir :

• Connaissance de l’organisation des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche ; savoir en appréhender les attentes et les enjeux
• Connaissance des procédures de gestion dans le cadre du respect du règlement financier des établissements publics
• Connaitre ou avoir une 1ère expérience des outils informatiques en gestion financière de l’Université seraient un plus (SIFAC)
• Connaissance générale de la gestion publique
• Connaissance des règles de droit public, du fonctionnement et du rôle des établissements publics

Savoir-faire :

• Savoir analyser les données comptables, budgétaires et financières courantes
• Savoir utiliser et maitriser Excel à un niveau intermédiaire
• Alimenter et/ou concevoir des tableaux de bord
• Rendre compte à sa hiérarchie de l’avancement des dossiers
• Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
• Savoir organiser et planifier son activité en respectant les échéances

Savoir-être :

• Méthode, bonne initiative, organisation
• Relationnel permettant d’établir des contacts faciles et opérationnels
• Travailler avec les équipes de recherche, les organismes institutionnels et les partenaires financiers et comptables externes

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Job tags

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Salary