Assistant.e Administratif.ve

Location

Saint Aubin, Jura | France

Job description

Situé au cœur du cluster Paris-Saclay, à une vingtaine de kilomètres de Paris, SOLEIL est la source française de rayonnement synchrotron. Dans cette Très Grande Infrastructure de Recherche, les expériences reposent sur l’utilisation d’un rayonnement lumineux produit par des paquets électrons circulant quasiment à la vitesse de la lumière dans un anneau. Ce rayonnement, exceptionnellement brillant, couvre une gamme de longueurs d’onde très large : de l’infrarouge jusqu’aux rayons X, en passant par les ultraviolets. Ses caractéristiques (intensité, focalisation, stabilité…) permettent d’observer la matière à toutes les échelles, jusqu’à celle de l’atome, pour des expériences tant en recherche fondamentale qu’en recherche appliquée ou d’intérêt industriel. Depuis 2008, SOLEIL est au service de nombreux domaines qui mobilisent la science et l’industrie aujourd’hui : la physique, la biologie, la chimie, la science des matériaux, l’environnement, les sciences de la Terre ou le patrimoine culturel, notamment. SOLEIL est placé sous la double tutelle du CNRS et du CEA, et offre à son personnel un environnement de travail pluridisciplinaire et international.

Le projet SOLEIL II est une jouvence ambitieuse de l’ensemble de l’installation, qui permettra des expériences jusqu’à dix mille fois plus rapides, mille fois plus sensibles, avec une résolution à l’échelle du nanomètre …, et ainsi de contribuer de manière décisive à de nombreux enjeux sociétaux, dans la recherche sur les matériaux avancés, l’énergie et le développement durable, la santé et le bien-être, l’environnement …

Les premiers approvisionnements pour la construction de SOLEIL II débutent en 2024. Le fonctionnement de l’installation actuelle se poursuivra en parallèle jusqu’à l’automne 2028. Le démarrage de SOLEIL II est prévu pour 2030, avec une montée en puissance jusqu’en 2035. 

Ce poste d’Assistant(e) Administratif se situe au sein du groupe Achats de la Division Administrative et Financière. 

Le Groupe Achats est composé de 3 acheteurs, 2 gestionnaires de commandes et 1 assistante chargée de marchés publics se trouvant sous l’autorité d’un chef de Groupe.

Le Groupe Achats a pour mission de recueillir les besoins et demandes des prescripteurs d’achats, de mettre en œuvre des procédures de consultation, le choix des fournisseurs, de négocier les prix et les conditions d’achats (livraison, conditions de paiement), de passer tous les actes d’achats, leur suivi jusqu’à la réception des prestations.

L’action du groupe est guidée par 3 principes fondamentaux :

- la mise en concurrence,

- l’égalité de traitement des fournisseurs,

- la transparence des appels d’offres.

I. Mission

Placé(e) sous l’autorité du Chef de Groupe Achats, l’Assistant(e) Administratif est chargé(e) d’une mission principale  administrative dans le domaine des Achats, en lien avec les membres du groupe.

II.Responsabilités et tâches 

L’assistant(e) doit :

• assurer l’organisation des réunions qu’on lui confie (date, lieu, heure, envoi des convocations, préparation des dossiers, suivi des actions post-réunions, comptes rendus, etc.),
• assurer l’accueil téléphonique, renseigner les fournisseurs sur les procédures de SOLEIL et orienter les interlocuteurs en fonction des sujets,
• tenir à jour des tableaux de bord et indicateurs d’activités du groupe,
• apporter l’assistance rédactionnelle nécessaire aux membres du groupe,
• apporter assistance à l’élaboration des différents plannings prévisionnel de la procédure, de l’audit des besoins à l’exécution du marché,
• aide à la préparation des dossiers soumis à la Direction SOLEIL (note, compte-rendu…) ou autre,
• mettre en œuvre, piloter et suivre l’exécution du marché (avenant, révision de prix, réunion de suivi, litiges, pénalités…) en lien avec les acheteurs,
• assurer la liquidation commerciale (facturation, entrée de marchandise) des achats, en liaison avec les prescripteurs d’achats et le Groupe Financier,
• élaborer des indicateurs et tableaux de bord de suivi pour évaluer l’efficacité de la politique d’Achats 
• rendre compte au Chef du groupe Achats de l’ensemble des opérations réalisées pour le compte de SOLEIL,
• exécuter toute autre tâche en lien avec les missions de cette fiche de poste

III. Formation et expérience

Cet emploi est accessible à partir d’une formation minimum bac+2 type « Secrétariat / Assistanat », associée à une expérience professionnelle d’au moins 3 ans et des compétences de base indispensables dans le domaine de la gestion administrative.

Connaissances de bases indispensablesConnaissances et/ou compétences complémentaires éventuelles 

• Maîtriser l’anglais, si possible technique du domaine, à l’écrit et à l’oral

Qualités requisesTechniques/moyens utilisés

• Conduite de réunions : bonne pratique
• Rédaction : maîtrise indispensable
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité

IV. Conditions générales d’exercice

Cette offre correspond à un contrat à durée déterminé de 18 mois.

La rémunération sera basée sur le barème des salaires de SOLEIL, déterminée selon les qualifications et l’expérience professionnelle du candidat.

Le lieu de travail est Saint-Aubin (Essonne), le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Poste ouvert aux personnels CNRS et CEA, ou universités, ou autres fonctionnaires dans le cadre d’un détachement.

La candidature doit contenir une lettre de motivation, un curriculum vitae et devra être déposée directement sur le site internet SOLEIL.

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