Location
Arras, Pas de Calais | France
Job description
Le Conseil départemental du Pas-de-Calais a adopté en 2022 son projet de mandat à travers trois pactes qui fixent les grandes ambitions et priorités pour la mandature :
- " Agir avec vous pour bien vivre dans le Pas-de-Calais " - Pacte des solidarités territoriales
- " Agir avec vous pour se réaliser dans le Pas-de-Calais " - Pacte des réussites citoyennes
- " Agir avec vous pour l'épanouissement de tous dans le Pas-de-Calais " - Pacte des solidarités humaines
Le Département est un acteur essentiel du quotidien des habitants. Permettre un développement harmonieux des territoires, donner à chacun une chance de réussir et de s'épanouir, garantir un accompagnement de qualité et dans la proximité aux personnes les plus fragiles, sont au coeur de ses préoccupations.
Trois axes transversaux, que sont l'accompagnement de la jeunesse, la préservation du climat et la promotion du lien social, ont également été posés par les élus comme structurants pour l'action départementale et se traduiront donc dans l'ensemble de ses politiques publiques.
C'est en s'appuyant sur une ambitieuse démarche de concertation auprès des habitants du Pas-de-Calais, de ses partenaires et de ses agents, que le Département entend mettre en oeuvre concrètement ces orientations.
Avec ce projet de mandat, les élus départementaux ont fixé à l'administration le cadre de la mise en oeuvre des politiques départementales jusqu'en 2027.
Le Pacte des solidarités territoriales pose, à travers 14 ambitions, les axes d'une politique forte pour prendre en compte le changement climatique dans l'ensemble des politiques départementales, garantir aux habitants des services de proximité de qualité et veiller à l'attractivité du territoire.
Positionnement hiérarchique :
Pôle Aménagement et Développement Territorial (PADT)
- Maison du Département Aménagement et Développement Territorial (MDADT)
- Unité Études et Ressources (UER)
Placé sous l'autorité du responsable de l'unité études et ressources de la MDADT, le secrétaire (H/F) a pour missions de :
Accueillir et informer :
- Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et les courriers ;
- Accueillir, informer et renseigner les différents interlocuteurs ;
- Assister le responsable d'unité et assurer le lien avec l'assistante de direction pour la transmission des données relatives aux différentes unités ;
- Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et divers courriers administratifs des unités études et ressources et l'unité routes et mobilités.
Assurer le respect du cadre légal :
- Assurer la mise en oeuvre et/ou l'application des réglementations (nouvelles procédures/nouveaux dispositifs) ;
- Participer à la sécurisation des procédures ;
- Alerter sur les dysfonctionnements et anomalies.
Gestion de dossiers :
- Rechercher, traiter ou diffuser les informations aux personnes concernées ;
- Suivi des correspondances et suivi de la Gestion Électronique de Courriers (GEC) ;
- Gérer et/ou actualiser une ou des bases de données ;
- Analyser et synthétiser des informations (techniques, organisationnelles) ;
- Assurer l'instruction et la gestion de dossiers ;
- Réaliser et mettre en forme des écrits professionnels relatifs à l'activité ;
- Opérer un tri régulier, un classement et un archivage parmi les dossiers et documents ;
- Assurer la présentation des dossiers auprès des différents interlocuteurs ;
- Garantir et/ou respecter les délais ;
- Repérer, analyser et gérer les priorités ;
- Utiliser les progiciels liés à l'activité ;
- Assurer le suivi des dossiers contentieux sensibles liés à la voirie en lien avec le responsable de l'Unité Routes et Mobilités (URM) ;
- Réaliser et assurer le suivi des conventions techniques en lien avec les responsables UER et URM ;
- Participer à la rédaction du bilan d'activité de la MDADT ;
- Participer à la saisie des données d'ouvrages d'art à l'aide du logiciel AERO.
Gestion de l'activité :
- Assurer l'intérim des collègues ou de l'assistante de direction ;
- Rédiger et assurer le suivi des procédures ;
- Concevoir et développer des outils de gestion et de contrôle de l'activité ;
- Élaborer et/ou mettre à jour les tableaux de suivi ;
- Avoir une vision transversale sur l'ensemble des dossiers ;
- Gestion des réservations de salles et agendas pour l'unité ;
- Gestion des Équipements de Protection Individuelle (EPI), des fournitures ;
- Gestion et suivi des dossiers ressources humaines de la MDADT (dossiers agents, CACES et autorisations diverses) ;
- Gestion des véhicules, notamment mécanisation véhicules des Centres d'Entretien Routier (CER) ;
- Gestion des archives.
Relations fonctionnelles :
- Collaborateurs internes de la MDADT : directeurs, responsables d'unité, agents, responsables de secteur ;
- Usagers : (barrières de dégel, réclamations diverses) ;
- Moyens mis à disposition : matériels informatiques et téléphoniques.
L'agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d'autres missions en cohérence avec son cadre d'emplois et son grade. Savoirs :
- Solides connaissances en matière rédactionnelle, budgétaire, technique, juridique ;
- Maîtrise des outils bureautiques et progiciels d'activités.
Savoir-faire :
- Capacités rédactionnelles ;
- Organiser et mettre à jour des données ;
- Lire, comprendre et analyser des dossiers techniques en matière de voirie, bâtiment, ou d'environnement ;
- Respecter les délais ;
- Anticiper les charges de travail ;
- Savoir rendre-compte ;
- Travailler en mode projet ;
- Assurer les tâches de secrétariat : téléphone, courriers
- Organiser le classement et l'archivage pour le compte de l'unité.
Savoir-être :
- Disponibilité et forte capacité de polyvalence ;
- Esprit de synthèse et d'analyse ;
- Qualités relationnelles - écoute et communication ;
- Sens de l'accueil (téléphonique et physique) ;
- Rigueur et sens de l'organisation ;
- Aptitude au travail en équipe ;
- Autonomie et esprit d'initiative ;
- Réactivité et discrétion ;
- Sens relationnel.
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Salary
