SECRETARIAT COMMUN CHEFS DE COUR/DIRECTION DE GREFFE - CA Bordeaux H/F
Direction des services judiciaires - CA BORDEAUX
Location
Gironde (33) | France
Job description
Vos missions en quelques mots
Les missions du secrétariat commun des chefs de cour et de la directrice de greffe, en collaboration avec les secrétaires généraux et la directrice de greffe
1) Organisation des grands événements de la cour
- Assistance dans l’organisation des audiences solennelles de rentrée, audience d’installation, du conseil de juridiction de la cour, des évènements organisés au sein de la cour (JEP, nuit du droit…) - (programmation, devis hors enregistrement CHORUS et paiement budgétaire, organisation de l’audience, composition de la cour, réservation de salle, convocations et suivi des invitations, logistique, préparation des procès-verbaux) sous la coordination et l’animation des chefs de cabinet et sur validation des secrétaires généraux pour ce qui concerne les plans de placement, les ordres du jour et les points particuliers (sécurité et liens institutionnels) ;
- Organisation des prestations de serment autres que celles organisées par la 1ère chambre, soit auditeurs, concours complémentaires, avocats, surveillants pénitentiaires (programmation, devis, organisation de l’audience, composition de la cour, réservation de salle, convocations et suivi des invitations, logistique, préparation des procès-verbaux) sous la coordination et l’animation des chefs de cabinet et sur validation des secrétaires généraux pour ce qui concerne les plans de placement et les points particuliers (sécurité et liens institutionnels) ;
- Aide ponctuelle en fonction des événements aux secrétariats PP et PG dans l’organisation des réunions régionales PP / PG – conférence régionale des mineurs, CRAP, CRAJ - et colloques (suivi de la mise en œuvre des fiches logistiques, cavaliers, impressions dossiers participants…) ;
- Gestionnaire principal de la boîte structurelle
[email protected] ;
- Mise à jour du trombinoscope des élus et partenaires institutionnels du ressort.
2) Gestion des mouvements de magistrats et de fonctionnaires de la cour - Gestion des arrivées et des départs des magistrats et fonctionnaires de la cour (fiches nouvel arrivant, badge, clés, pochette nouvel arrivant, fiche navette et ODIN pour demandes d’accès et installations informatiques, tableau de suivi, lien avec les AST et la CIP pour caler les installations) + organisation des journées des nouveaux arrivants sous la coordination des chefs de cabinet ;
- Mise à jour du plan des bureaux ;
- Mise à jour des annuaires de magistrats et fonctionnaires (envoi aux partenaires internes et externes et transmission aux chefs de cabinet pour mise en ligne intranet et internet) ;
- Gestion des fournitures et distribution des codes (suite arbitrage des SG pour le nombre).
3) Divers
- Convocation des magistrats et fonctionnaires de la cour devant le médecin de prévention pour la visite périodique ; organisation des journées de vaccination avec l’UROPS ;
- Cartes de vœux (tenue à jour des listings des destinataires, préparation des parapheurs à la signature des CC et DG, envois).
Profil recherché
Savoir-faire
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Assurer une veille juridique
Maitriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
Organiser sa charge de travail notamment par la priorisation des tâches
Faire preuve de polyvalence et de rigueur
Réactivité et sens des responsabilités
Disponibilité et adaptation en fonction des multiples contraintes de service
Maitriser les nouvelles technologies
Savoirs techniques Applicatif métier : ESABORA AS, CHORUS
Maitrise d’Excel, Word, Outlook
Connaissance des circuits administratifs
Connaissance de l’organisation judiciaire
Notions de procédures civiles et pénale
Savoir-être Discrétion professionnelle
Sens de la hiérarchie/respect des instructions/savoir rendre compte
Qualité relationnelle : capacité de travail en équipe/esprit de collaboration/diplomatie
Avoir une communication efficace et adaptée aux interlocuteurs
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personnes à contacter
Job tags
Salary
