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Location

Haute Garonne (31) | France

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Job description

Mission: Acteur majeur de l’enseignement supérieur privé en France, SKOLAE regroupe 23 écoles de Bac à Bac+5 dans les secteurs du management, du numérique, de l’art et des médias, accessibles en alternance et partout en France. Notre campus EDUCTIVE situé à Toulouse recherche un(e) chargé(e) de planning pour intégrer son équipe administrative. Vous travaillerez en lien direct avec le directeur du campus et ferez le lien avec les enseignants pour l'organisation des cours des étudiants. Avantages :

• Tickets restaurants
• Chèques cadeaux
• Remboursement des transport à 50%
• Mutuelle

Préparation de l’année scolaire

• Préparer les documents de disponibilité des intervenants en relation avec la direction des études
• Faire parvenir aux intervenants les documents de demande de disponibilités ; hiérarchiser ses derniers en termes de priorité ou de contrainte
• Réaliser et optimiser la programmation des cours en fonction des disponibilités des intervenants et des disponibilités des moyens (salles, informatique…)
• Gérer les contraintes de cours communs et d’électifs : cours d’anglais, d’informatique, électifs. ·
• Gérer les contraintes matérielles des salles : amphithéâtre, salles informatiques, vidéo projecteurs
• Alerter en amont des goulots étranglement sur un site
• Veiller avant chaque rentrée à l’adéquation entre la taille des salles et la taille des groupes
• Vérifier avant chaque rentrée à l’adéquation entre le nombre de salles d’un site et le nombre de groupes prévus
• Planifier les examens
• Faire parvenir aux intervenants une confirmation de leur planning
• Veiller au respect des volumes horaires définis par la Direction des Etudes

Gestion quotidienne

• Gérer les absences des intervenants, repositionner les heures manquantes
• Informer les attachés de promotion afin de prévenir les étudiants concernés
• Tenir « Gesplanning » (logiciel de planning) à jour des absences des intervenants et l’état d’occupation quotidien des salles
• Fournir aux attachés de promotion le support des feuilles de présence des intervenants
• Optimiser les emplois du temps en fonction des absences des intervenants ou des « trous »
• Alerter le Directeur des Etudes sur les engorgements de site et sur les indisponibilités des intervenants
• Être en relation avec les intervenants pour toutes questions concernant leur planning
• Assure la réservation de certaines salles en fonction des évènements à organiser
• Demande de pièces justificatives aux intervenants puis envoi des demandes de contrats au siège
• Etre l'interface entre le service contrat et le service facturation pour les intervenants

Profil recherché:

QUALITES

• Sens aigu de l’organisation
• Rigueur
• Réactivité
• Qualités relationnelles
• Savoir hiérarchiser les intervenants à contacter en fonction de leurs volumes horaires, de leurs contraintes
• Excellent relationnel

Critères de performance :

• Respect des délais d’élaboration des emplois du temps
• Emplois du temps équilibrés et satisfaisants pour les étudiants
• Optimisation du taux d’occupation des salles
• Bonne adéquation entre la taille des groupes et la taille des salles
• Rapidité dans la transmission des modifications d’emplois du temps
• Bon positionnement des cours communs et électifs
• Respect des contraintes matérielles des intervenants chargés de planning des autres sites

PROFIL

Bac+2/3 en gestion ou logistique, ou 2 ans d’expérience dans un poste avec des missions similaires

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Job tags

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Salary