Assistant Administratif Service Enfance H/F
Location
Villejuif, Val de Marne | France
Job description
Située aux portes de Paris, Villejuif est une ville populaire de 56 000 habitants appelés les Villejuifoises.
Ville de paix mais également ville de santé, Villejuif compte sur son territoire pas moins de 3 hôpitaux, de nombreux commerces, un réseau de transports complet, des équipements publics de qualité mais aussi un foisonnement associatif et culturel, qui participent à faire de Villejuif une ville active et agréable.
La Mairie, dont le Maire est Pierre Garzon, emploie 1 600 collaborateurs, dans tous les métiers : transition écologique, solidarités, culture, finances, communication, prévention-sécurité, accompagnement de tous les âges de la vie. Elle est membre du territoire Grand Paris Seine-Bièvre.
Au sein de la Direction des Actions Éducatives et sous l'autorité hiérarchique du Responsable du Service Équipes Enfance, l'assistant.e administratif recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
Il/elle suit les dossiers administratifs et les gère selon l'organisation et ses compétences. Il/elle assiste le responsable dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
MISSIONS PRINCIPALES
Suivi et planification de l'activité du service
- Suivre les tableaux des effectifs pour la CAF,
- Renseigner les partenaires et agents internes sur les projets du service,
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
- Soutenir l'organisation des manifestations du service enfance, suivre et anticiper l'organisation en relation avec les des grèves (transmission des absences),
- Assurer l'organisation logistique :
- Des activités des centres (plannings de cars, piscine),
- Du service (plannings de suivi de matériel régie, calendriers des absences, suivi et transmission des informations,)
- Pour le suivi des effectifs (réception des listings),
- Des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants).
- Travailler en collaboration avec la Cellule RH sur le suivi des vacataires (dossiers administratifs, suivi recrutement, transmission des effectifs).
Traitement des dossiers et saisie de documents
- Gérer le suivi des impressions pour l'ensemble du service,
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et appels auprès du service,
- Gérer et actualiser une base d'informations,
- Rechercher des informations, notamment réglementaires,
- Vérifier la validité des informations traitées,
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion,
- Rédiger des documents administratifs,
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers. Vous êtes diplômé de niveau IV CAP/BEP secrétariat et/ou comptabilité.
Vous avez de bonnes connaissances :
- Du secteur de l'animation, du fonctionnement et de la gestion d'un accueil de loisirs.
- Des techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.), des logiciels / outils bureautiques (Excel, Word, Outlook),
- Des techniques de recherche documentaire.
Vous êtes doté également :
- D'une bonne communication orale et écrite,
- De capacité à définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
- D'identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel est aussi attendu sur le poste.
Job tags
Salary
1 800 € a 2 300 €
