Teamassistenz (m/w/d)

Location

Amberg | Germany

Job description

STELLENBESCHREIBUNG

Das Staatsinstitut für Frühpädagogik und Medienkompetenz (IFP)

sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit Dienstort Amberg

Eine Teamassistenz (m/w/d)

in Teilzeit (30 Stunden)

Die Stelle ist zunächst befristet bis 31.12.24

Das Staatsinstitut für Frühpädagogik und Medienkompetenz (IFP), ein außeruniversitäres Forschungsinstitut des Freistaats Bayern, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Unterstützung der Projektleitung eine(n) Mitarbeitende(n) im Projektmanagement, um unser kreatives und multidisziplinäres Forschungsteam im Bereich der Frühpädagogik zu unterstützen. Diese Position bietet die Möglichkeit, an spannenden Projekten teilzunehmen und einen Beitrag zur Weiterentwicklung von Bildungsmaßnahmen für Kinder zu leisten. Wir nutzen für unsere Arbeit eine Vielzahl von digitalen Möglichkeiten und freuen uns über die Unterstützung, Team- und Arbeitsprozesse weiter zu optimieren. Gleichzeitig bieten wir genug Freiraum für kreatives und eigenständiges Arbeiten und eine agile Projektentwicklung.

Aufgaben

• Selbständige Planung von Präsenz-Veranstaltungen für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren (vorwiegend) in Hessen (Vertragsgestaltung für Referent*innen, Tagungsmanagement unter Verwendung des Konferenztools Aloom, organisatorische Absprachen mit Tagungshäusern, Suche und Reservierung der Tagungshäuser)
• Planung und Organisation von Online-Veranstaltungen für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren (Teilnehmendenmanagement, Hosting, etc.)
• Selbständige Planung, Organisation und Moderation von Teambesprechungen
• Reiseplanungen und -buchungen
• Abrechnungswesen in Quest-5
• Unterstützung der Projektleitung bei der Koordination verschiedener Teilprojekte (Terminplanung, Wiedervorlage, Emailkorrespondenz, etc.)
• Betreuung des Mailpostfachs
• Unterstützung bei der Sachbearbeitung von Fortbildungsanträgen

Anforderungsprofil

Fachliches Profil

• Ausbildung im kaufmännischen oder betriebswirtschaftlichen Bereich, auch ein Quereinstieg mit Berufserfahrung ist möglich
• Erfahrung im Bereich der Projekt- oder Managementassistenz
• Erfahrungen im Bereich der Tagungsorganisation
• Sicherer Umgang mit digitalen Technologien und Tools, z.B. zum Tagungsmanagement, zur Projektverwaltung, etc. sowie der Bereitschaft, sich in neue Tools einzuarbeiten
• Routinierter und sicherer Umgang mit aktuellen Office-Programmen (Word, Excel und PowerPoint, etc.)
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Persönliches Profil

• Teamfähigkeit, Hilfsbereitschaft, Mitdenker- und Hands-On-Mentalität
• Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Fähigkeit und Bereitschaft zum selbständigen und gründlichen Arbeiten
• Blick für die Verbesserung von Strukturen und Prozessen und Kompetenzen für die Implementierung von Veränderungen
• Hohes Maß an Einsatzbereitschaft
• Gute Kompetenzen im Moderieren und Strukturieren von Teambesprechungen
• Reisebereitschaft zwischen den Dienstorten München und Amberg
• Teamorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, in einem dynamischen und kreativen Umfeld effektiv zu arbeiten und sich einzubringen

Wir bieten

• Ein Arbeitsverhältnis auf der Grundlage des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder bis EG 8 (TV-L)
• Umfassende Einarbeitung durch erfahrene Kolleg*innen, die dabei unterstützen, sich schnell im Team und Aufgabenbereich zurechtzufinden und eigenverantwortlich arbeiten und mitgestalten zu können
• Gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sowie u.a. betriebliche Altersvorsorge
• Wir unterstützen Sie in Ihrem anspruchsvollen, abwechslungsreichen, zukunftsorientierten Aufgabengebiet durch vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
• Gemeinsame Aktivitäten und Events zur Förderung des Teamgeists und zur Stärkung des Zusammenhalts
• Der Dienstort ist in Amberg, Dienstreisen nach München sind für die Einarbeitung vorgesehen

Bewerbungsmodalitäten

Wenn Sie Interesse an dieser Position haben und Teil unseres Teams werden möchten, senden Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung bis 15. März 2024 per Email an Bewerben über hokify fördern die Gleichstellung von Frauen und Männern

• Menschen mit (Schwer-)Behinderung werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt. Auf Antrag kann die (Schwer-)Behindertenvertretung beteiligt werden
• Bei inhaltlichen/fachlichen Nachfragen können Sie sich per E-Mail an Frau Paulsteiner (Projektleitung) wenden: Bewerben über hokify freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Job tags

Salary