Kauf­män­ni­sche Ver­wal­tungs­as­sis­tenz

Location

Wachtberg | Germany

Job description

Tätigkeitsprofil:

Die Fraunhofer-Gesellschaft ( betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30.800 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,0 Milliarden Euro.

Das Fraunhofer FKIE mit seinen ca. 500 Mitarbeitenden entwickelt Technologien und Prozesse mit dem Ziel, existenzbedrohende Risiken frühzeitig zu erkennen, zu minimieren und beherrschbar zu machen. Fraunhofer FKIE ist das führende Institut für anwendungsorientierte Forschung und praxisnahe Innovation in der Informations- und Kommunikationstechnologie (IuK).

Für unseren Standort in Wachtberg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine kaufmännische Verwaltungsassistenz. Es erwartet Sie ein breit gefächerter Aufgabenbereich.

Was Sie bei uns tun:

Sie unterstützen bei vielfältigen kaufmännischen und administrativen Aufgaben der Verwaltung, indem Sie

• die Organisation und Koordination von Terminen und Meetings einschließlich der Gästebetreuung vor Ort übernehmen,
• aktiv bei der Erstellung, Aufbereitung und Qualitätssicherung von Dokumenten, Korrespondenzen und Präsentationen mitwirken und
• digitale Formulare für das Institut erstellen und aktualisieren.

Zudem führen Sie verantwortungsbewusst das Sekretariat der Verwaltung, indem Sie

• die Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs übernehmen und damit den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts gewährleisten,
• sich verantwortlich für Reiseplanungen samt Vorbereitung zeigen und die Verwaltungsmitarbeitenden im Zuge ihrer Reisekostenabrechnung unterstützen und
• die Vertretung der Assistenz der Institutsleitung übernehmen.

Anforderungsprofil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, oder ein erfolgreich abgeschlossenes Studium im verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung im Assistenzbereich in einem wissenschaftlichen Umfeld bzw. in einer öffentlich geförderten Einrichtung
• Unabdingbar sind hervorragende organisatorische und analytische Fähigkeiten, eine sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und ein sicherer Umgang mit MS Office Programmen
• Sehr gute Kenntnisse in der Erstellung von Formularen (z.B. mit Adobe Acrobat pro)
• Anwenderkenntnisse in SAP sind von Vorteil
• Teamfähigkeit sowie eine zuverlässige, selbstständige, serviceorientierte Arbeitsweise, sehr gute kommunikative Fähigkeiten verbunden mit ausgeprägter sozialer Kompetenz und der notwendigen Souveränität
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was Sie erwarten können:

Sie sind Teil eines engagierten, freundlichen und kollegialen Teams, das Sie bereits während der Einarbeitung weitreichend unterstützt. Am Fraunhofer FKIE leben wir eine familienfreundliche und internationale Kultur. Wir bieten die Möglichkeit flexibler Arbeitszeiten und mobilen Arbeitens, um individuelle Anliegen zu berücksichtigen. Wir bieten Ihnen persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch Weiterbildungsmaßnahmen, eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) sowie Zugang zu einem vergünstigten JobTicket.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

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