Location
Weimar | Germany
Job description
Führung des Sekretariats: Gemeinsam mit deiner Kollegin bist du verantwortlich für die Organisation des Sekretariats. Das beinhaltet die Vergabe von Terminen, die Planung von Besprechungen und die Koordination von Terminen mit internen und externen Partnern.
Allgemeiner Schriftverkehr: Du bist zuständig für die Erstellung des allgemeinen Schriftverkehrs, wie beispielsweise das Verfassen von Briefen, E-Mails und anderen Dokumenten.
Annahme von Telefonaten: Du nimmst eingehende Telefonate entgegen, beantwortest Anfragen oder leitest Anrufe an die entsprechenden Ansprechpartner weiter.
Bearbeitung von Aufträgen: Du übernimmst die Bearbeitung eingehender Aufträge. Das umfasst beispielsweise die Erfassung der Auftragsdaten, die Koordination mit anderen Abteilungen und die Überwachung des Auftragsstatus.
Rechnungslegung: Du bist für die Erstellung von Rechnungen zuständig. Das beinhaltet die Prüfung der Auftrags- und Rechnungsdaten sowie die Erfassung und Versendung der Rechnungen an die Kunden.
Administrative Aufgaben: Neben den genannten Aufgaben unterstützt du das Team bei verschiedenen administrativen Tätigkeiten. Dazu gehören beispielsweise die Dokumentenverwaltung, die Pflege von Datenbanken oder die Organisation von Büromaterial.
Abgeschlossene technische oder kaufmännische Ausbildung: Du solltest eine abgeschlossene Ausbildung im technischen oder kaufmännischen Bereich haben. Dies kann beispielsweise eine Ausbildung zum Techniker, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation sein.
Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännisch-technischen Bereich (wünschenswert): Es wird bevorzugt, dass du bereits einige Jahre Berufserfahrung im kaufmännisch-technischen Bereich gesammelt hast. Dadurch hast du bereits Kenntnisse und Erfahrungen in diesem Tätigkeitsfeld aufgebaut.
Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen: Du solltest über gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel und Outlook verfügen. Dies ermöglicht dir, effizient und produktiv in deinen Aufgaben zu arbeiten.
Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift: Da die Stelle eine Kommunikation in deutscher Sprache erfordert, sind fließende Deutschkenntnisse sowohl in Wort als auch in Schrift erforderlich. Dies ermöglicht eine klare und präzise Kommunikation im Team und mit anderen Abteilungen.
Gründliche, exakte und zuverlässige Arbeitsweise: Eine gründliche, exakte und zuverlässige Arbeitsweise ist von großer Bedeutung. Du solltest in der Lage sein, Aufgaben sorgfältig zu erledigen, Details zu beachten und Ergebnisse termingerecht und zuverlässig zu liefern.
Diese Qualifikationen und Fähigkeiten ermöglichen es dir, effektiv und erfolgreich in der kaufmännisch-technischen Position zu arbeiten. Ein starkes technisches Verständnis in Verbindung mit guten kaufmännischen Kenntnissen wird für die erfolgreiche Bewältigung der Aufgaben von Vorteil sein.
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Salary
