Verwaltungsbeschäftigte/r (w/m/d) Sekretariat und Assistenz der Institutsleitung

Location

Aachen | Germany

Job description

STELLENBESCHREIBUNG

Lehrstuhl für Gebäude- und Raumklimatechnik

Job-ID: V000007331

Einsatzort: Aachen

Befristung: Unbefristet

Stellenbewertung: bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung

Arbeitszeit: Vollzeit oder Teilzeit

Veröffentlicht: 04.03.2024

Bewerbungsfrist: 27.03.2024

Stellentyp: Personal in Technik und Verwaltung

Unser Profil

Der Lehrstuhl für Gebäude- und Raumklimatechnik forscht als Mitglied des E.ON Energieforschungszentrums der RWTH Aachen mit aktuell über 50 wissenschaftlichen und mehr als zehn nichtwissenschaftlichen Mitarbeitenden an energieeffizienten Gebäuden und Quartieren sowie einem behaglichen und gesundheitsfördernden Innenraumklima. Die Forschungsarbeiten erstrecken sich über viele unterschiedliche Forschungsvorhaben, die von unterschiedlichen Ministerien, der Europäischen Union und Industrieunternehmen finanziert werden.

Nutzen Sie auch unsere Webseiten zur Information:

Ihre Bewerbung richten Sie bitte an

RWTH Aachen University

E.ON Energieforschungszentrum

Lehrstuhl für Gebäude- und Raumklimatechnik

Mathieustr. 10

52074 Aachen

Gerne können Sie Ihre Bewerbung per E-Mail Bewerben über hokify beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.

Ihr Profil

Sie verfügen über

• eine abgeschlossene verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrungen in Verwaltungsaufgaben
• einen sehr sorgfältigen Arbeitsstil, eine sehr strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie absolute Vertrauenswürdigkeit und hohe Loyalität
• ein hohes Maß an Teamfähigkeit
• sehr gute schriftliche wie mündliche Kommunikationsfähigkeiten in deutscher Sprache und gute Kenntnisse der englischen Sprache
• sehr gute Kenntnisse von MS-Office Anwendungsprogrammen (Word und Excel)
• eine strukturierte und systematische Arbeitsweise, eigeninitiativ und vorausdenkend, sowie eine schnelle Auffassungsgabe
• Potenzial, auch neue, andere oder wechselnde Aufgaben zu übernehmen
• das Interesse, die administrativen Abläufe des Lehrstuhls zu durchdenken und mit neuen Ideen effektiver und effizienter zu gestalten
• verbindliche Umgangsformen sowie Freude am Umgang mit unterschiedlichen Menschen
• vorzugsweise Berufserfahrung im Hochschulbereich oder einer forschungsnahen Einrichtung

Ihre Aufgaben

Mitwirkung im Tagesgeschäft des Instituts sowie bei Sekretariatsaufgaben, u.a.:

• selbstständige Erledigung von organisatorischen und verwaltungstechnischen Lehrstuhlaufgaben
• Organisation und Vorbereitung von Terminen, Veranstaltungen und Besprechungen
• Verwaltung von E-Mails sowie Terminplanung und -verwaltung der Institutsleitung
• Annahme und Vermittlung von schriftlichen und telefonischen Anfragen
• Abwicklung des Schriftverkehrs; Textgestaltung, sprachliche Überprüfung und Bearbeitung ausgehender Dokumente
• Mitwirkung bei der Organisation der Promotionsprozesse
• administrative Unterstützung von Abschlussarbeiten
• Betreuung internationaler Gäste
• Organisation bei der Aktenführung

Ggf. Mitwirkung im Bereich Rechnungswesen:

• Bearbeitung von Rechnungsein- und ausgängen
• Bestell- und Beschaffungsvorgänge

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Auf Wunsch kann eine Teilzeitbeschäftigung ermöglicht werden.

Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.

Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.

Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.

Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.

Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.

Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.

Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter .

Kontakt & Bewerbung

Kontaktperson für Rückfragen zur Bewerbung

Rita Streblow

Mathieustr. 10

52074

Aachen

Tel.: +49 241 8049767

E-Mail: Bewerben über hokify

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