Assistenz des Kaufmännischen Vorstands (m/w/d)

Location

Worms | Germany

Job description

Die Entsorgungs- und Baubetrieb Anstalt des öffentlichen Rechts der Stadt Worms sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Abteilung Zentrale Dienste eine(n)

Assistenz des Kaufmännischen Vorstands (m/w/d)

Vergütung nach EG 8 TVöD

unbefristet - mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von z.Zt. 39 Stunden. Auch in Teilzeit möglich.

Die ebwo AöR beschäftigt derzeit ca. 420 Mitarbeiter:innen sowie ca. 30 Auszubildende in unterschiedlichen Abteilungen bzw. Gewerken. Sie ist als moderner Dienstleistungsbetrieb für die Stadt Worms sowie die in Worms lebenden und arbeitenden Menschen im Einsatz. Das vielseitige Unternehmen erfüllt Aufgaben der Daseinsvorsorge in den Bereichen Abfallwirtschaft, Straßenreinigung, Abwasserentsorgung und Winterdienst. Des Weiteren ist die ebwo AöR im Betriebszweig Baubetrieb mit zahlreichen bautechnischen Gewerken sowie der Grüntechnik, der Straßenunterhaltung und dem Veranstaltungsservice tätig. Eine eigene Kfz.-Werkstatt sowie verschiedene abfallwirtschaftliche Außenanlagen gehören ebenso zum Portfolio.

Das Aufgabenspektrum der Abteilung Zentrale Dienste, welches von 17 Beschäftigten übernommen wird, umfasst insbesondere zentrale Querschnittsaufgaben wie das Personalmanagement, Unternehmensorganisation, Arbeitsschutz, Betriebliches Gesundheitsmanagement, Öffentlichkeitsarbeit und IT, aber auch verwaltungs- und kommunalrechtliche Aufgaben. Der Arbeitsplatz der zu besetzenden Stelle ist in der Abteilung Zentrale Dienste, konkret als Assistenz des kaufmännischen Vorstandes, angesiedelt und beinhaltet neben den typischen Aufgaben einer Assistenz auch Sekretariatsaufgaben sowie sachbearbeitende Tätigkeiten. Sekretariat und Assistenz umfassen derzeit insgesamt vier Mitarbeiter:innen. Die zu besetzende Stelle bietet vielfältige Aufgaben, erfordert Organisationstalent sowie die Fähigkeit einer guten und angemessenen Kommunikation mit internen und externen Kontakten.

Ihre Aufgaben:
Ihr Einsatzbereich umfasst die folgenden Aufgaben:

Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge des Sekretariates

• Effiziente Terminplanung, -organisation und ggf. -nachbearbeitung
• Organisation des Dokumentenmanagements des kaufmännischen Vorstandes Selbstständige Erledigung der Korrespondenz des kaufmännischen Vorstandes sowie der Fachabteilungen und Stabsstellen nach Vorgabe und unter Berücksichtigung
  erhöhter datenschutzrechtlicher Bestimmungen
• Protokollführung bei Gesprächen
• Selbstständige Fertigung von Schriftverkehr für den Vorstand
• Erstellen von Präsentationen
• Bearbeitung des Postein- und ausgangs bzw. Verteilung im kaufmännischen Ressort
• Recherchearbeiten, Erstellung von Auswertungen und Pflege von Statistiken
• Koordination der Beantwortung von Anfragen städtischer Institutionen oder Aufsichts- behörden sowie Überwachung der fristgerechten Beantwortung
• Verwaltung der Mobilfunkverträge des Unternehmens
• Mitbetreuung der im Sekretariat eingesetzten Auszubildenden
• Dienstreisemanagement
• Organisation von Sitzungen, Besprechungen und Schulungen
• Typische Sekretariatsaufgaben (Führung und Überwachung von Wiedervorlagen, Verwaltung der Sitzungszimmer, Mitwirkung bei der Fertigung von Vorlagen für den Verwaltungsrat)

Ihre Voraussetzungen:

• Eine Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare einschlägige kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung in einer vergleichbaren Position

Ihr Profil:

• Grundkenntnisse der Büroorganisation
• Erfahrungen im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (insbesondere
  Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Teams usw.) sowie die Bereitschaft, sich künftig in
  die Anwendung weiterer einschlägiger Software einzuarbeiten
• Fähigkeit bzw. Verständnis für die Abwicklung digitaler Prozesse
• Gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch (Wort und Schrift)
• Hohes Maß an Flexibilität und Belastbarkeit
• Selbstständige, strukturierte, zuverlässige und termingerechte Arbeitsweise
• Soziale Kompetenz und Teamfähigkeit
• Freundliches und verbindliches Auftreten
• Fahrerlaubnis der Klasse B

Wir bieten Ihnen u. a.:

• Ein vielseitiges, anspruchsvolles und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Eine leistungsgerechte Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst
  (TVöD) mit regelmäßigen Tariferhöhungen und einer Jahressonderzahlung, sowie der
  Möglichkeit einer zusätzlichen leistungsorientierten Prämienzahlung
• Eine attraktive zusätzliche betriebliche Altersversorgung ZVK Darmstadt
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz in einem systemrelevanten Bereich der Daseinsvor-
  sorge des öffentlichen Dienstes
• Strukturierte Einarbeitung
• Eine individuelle Personalentwicklung mit hervorragenden Angeboten durch Fort- und
  Weiterbildungsmöglichkeiten
• Unterstützung bei Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitsgestaltung,
  familienfreundliche Regelungen sowie Maßnahmen im Rahmen der dienstlichen Mög-
  lichkeiten
• Zeitgemäßes Arbeitssicherheitsmanagement und zertifiziertes Gesundheitsmanagement
• verschiedene Benefits wie z.B. Deutschlandticket als Jobticket, die Möglichkeit zur Einrichtung von Langzeitarbeitszeitkonten, vergünstigte Mitgliedsbeiträge bei diversen Kooperationspartnern im Bereich der körperlichen Fitness, sowie Mitarbeiterrabattierungen auf Einkäufe des Angebotsspektrums der städtischen Einrichtungen

Die ebwo AöR fördert aktiv die Gleichbehandlung ihrer Beschäftigten. Chancengleichheit und Diversität werden gelebt. Für uns zählen Ihre Qualifikation und Stärken, unabhängig von Geschlecht, sexueller Identität, Herkunft, Religion oder einer eventuellen Beeinträchtigung.

Bei gleicher Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt, ebenso Frauen, solange und soweit eine Unterrepräsentanz im Sinne des Landesgleichstellungsgesetzes vorliegt.

Sollten Sie fachtechnische Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die zuständige Abteilungsleiterin Frau Hausmann der Abteilung 10 – Zentrale Dienste (Tel: 06241/ 9100-43). Bei personalrechtlichen Anfragen wenden Sie sich dagegen bitte an Köhler (Tel: 06241/9100-32) von der Abteilung 10 – Zentrale Dienste.

Senden Sie uns bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 24.03.2024 unter Angabe der Kennziffer 12/24 unter Beifügung der dazugehörenden erforderlichen Anlagen (insbesondere Lebenslauf, Abschlusszeugnis Schule/Berufsausbildung, Qualifizierungsnachweise, Arbeitszeugnisse, Kopie Führerschein etc.) an die an die E-Mail-Adresse: [email protected]

Alternativ können Sie uns auch gerne die Unterlagen zusenden an:

Entsorgungs- und Baubetrieb AöR der Stadt Worms
Abteilung 10 – Zentrale Dienste
Hohenstaufenring 2
67547 Worms

Hierbei bitten wir ausschließlich um Zusendung von Kopien, da etwaige Bewerbungsunterlagen bzw. -mappen nicht zurückgesandt werden.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Unterlagen nach den Bestimmungen des Datenschutzes vernichtet.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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