Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (w/m/d) im Geschäftszimmer der Leitung der Zentralabteilung

Location

Karlsruhe | Germany

Job description

Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (w/m/d) im Geschäftszimmer der Leitung der Zentralabteilung Karlsruhe Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung Vollzeit Publizierung bis: 20.03.2024 Das Max Rubner-Institut ist die Forschungs- und Beratungseinrichtung des Bundes im Bereich Ernährung und Lebensmittel. Etwa 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten an den vier Standorten in Deutschland, darunter 200 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die in neun Fachinstituten sowie im Nationalen Referenzzentrum für authentische Lebensmittel (NRZ-Authent) intern und extern vernetzt für die Politikberatung und zum Nutzen des Gemeinwohls forschen. Bewerben Sie sich und werden Sie Teil dieses wissenschaftlichen Netzwerkes! Ihr Aufgabengebiet Am Standort Karlsruhe suchen wir für das Geschäftszimmer der Zentralabteilung eine zuverlässige Sachbearbeiterin / einen zuverlässigen Sachbearbeiter (w/m/d). Sie tragen maßgeblich zum erfolgreichen Ablauf des Tagesgeschäfts bei und unterstützen die Zentralabteilungsleitung und die Abteilung administrativ und organisatorisch. Dabei werden Sie auch mit den Fachinstituten und dem Leitungsbereich am Max Rubner-Institut zusammenarbeiten. Das sind Ihre Aufgaben: Durchführung allgemeiner Geschäftszimmeraufgaben, z.B. Führen der allgemeinen Korrespondenz (Telefon, E-Mail, Schriftstücke) oder Terminverwaltung organisatorische Aufgaben bei Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, bei der Vorbereitung und Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen, Protokollführung Mitarbeit bei Verwaltungsaufgaben der Abteilung, z.B. Bestell- und Abrechnungswesen, Personalmaßnahmen Ihr Profil Das bringen Sie mit: eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement, zur / zum Verwaltungsfachangestellten oder eine ähnliche Qualifikation im Büro- oder Verwaltungsdienst ein versierter Umgang mit MS-Office-Software, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten ein freundliches und sicheres Auftreten Wünschenswert sind: Erfahrungen und Kenntnisse in der Büroorganisation bzw. Erfahrungen in Sekretariaten / Geschäftszimmern Kenntnisse und Erfahrungen in der Aktualisierung von Intranet-Auftritten Kenntnisse und Erfahrungen bei der Organisation von Online-Meetings Wir freuen uns auf eine engagierte Person, die sich durch eine hohe Motivation, Team- und Kooperationsfähigkeit, eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift auszeichnet. Das bieten wir Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Forschungsinstitut am Standort Karlsruhe zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle in Vollzeit (39,00 Stunden/Woche, entspricht 100 % einer Vollzeitstelle) ein Arbeitsverhältnis, das sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) richtet eine Vergütung nach Entgeltgruppe 6 bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle 30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) sowie bis zu 12 Tage Zeitausgleich pro Kalenderjahr dienstfrei am 24.12. sowie 31.12. eine jährliche Sonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten vielseitige Gesundheitsangebote kostenfreie Parkplätze Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket-Job zentrale Lage mit guter Verkehrsanbindung, auch mit ÖPNV vergünstigtes Mittagessen in der Kantine Das Max Rubner-Institut versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und begrüßt daher die Bewerbung von Menschen mit Familienpflichten. Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle ermöglichen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Sind Sie interessiert? Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, insbesondere Motivationsschreiben, tabellarischen Lebenslauf, lückenlose Darstellung des Ausbildungs- und beruflichen Werdegangs sowie Zeugniskopien (z. B. Schul-, Ausbildungs-, Hochschul- und qualifizierte Arbeitszeugnisse). Fehlende Unterlagen (insbesondere erforderliche Nachweise) können zum Ausschluss aus dem Bewerbungsverfahren führen. Das Max Rubner-Institut strebt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern an. Das Max Rubner-Institut sieht sich der Inklusion verpflichtet. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderungen sind daher ausdrücklich erwünscht. Diese werden im Auswahlverfahren bevorzugt berücksichtigt. Für uns zählt das Können; wir schätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen aller Menschen. Der Arbeitsplatz ist für Teilzeitarbeit grundsätzlich geeignet. Ihre Ansprechpersonen sind bei fachlichen Fragen: Michael Sauer · Telefon: +49 (0) 721 6625 207 Thomas Kühn · Telefon: +49 (0) 721 6625 249 bei organisatorischen Fragen: Patricia Schmidt · Telefon: +49 (0) 431 609 2230 Kennziffer 012/2024 Zentrale Karrierestelle des Max Rubner-Instituts · Hermann-Weigmann-Str. 1 · 24103 Kiel Jetzt bewerben! Am Standort Karlsruhe suchen wir für das Geschäftszimmer der Zentralabteilung eine zuverlässige Sachbearbeiterin / einen zuverlässigen Sachbearbeiter (w/m/d). Sie tragen maßgeblich zum erfolgreichen Ablauf des Tagesgeschäfts bei und unterstützen die Zentralabteilungsleitung und die Abteilung administrativ und organisatorisch. Dabei werden Sie auch mit den Fachinstituten und dem Leitungsbereich am Max Rubner-Institut zusammenarbeiten. Durchführung allgemeiner Geschäftszimmeraufgaben, z.B. Führen der allgemeinen Korrespondenz (Telefon, E-Mail, Schriftstücke) oder Terminverwaltung Organisatorische Aufgaben bei Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, bei der Vorbereitung und Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen, Protokollführung Mitarbeit bei Verwaltungsaufgaben der Abteilung, z.B. Bestell- und Abrechnungswesen, Personalmaßnahmen Das bringen Sie mit: Eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement, zur / zum Verwaltungsfachangestellten oder eine ähnliche Qualifikation im Büro- oder Verwaltungsdienst Ein versierter Umgang mit MS-Office-Software, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten Ein freundliches und sicheres Auftreten Wünschenswert sind: Erfahrungen und Kenntnisse in der Büroorganisation bzw. Erfahrungen in Sekretariaten / Geschäftszimmern Kenntnisse und Erfahrungen in der Aktualisierung von Intranet-Auftritten Kenntnisse und Erfahrungen bei der Organisation von Online-Meetings Wir freuen uns auf eine engagierte Person, die sich durch eine hohe Motivation, Team- und Kooperationsfähigkeit, eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift auszeichnet.

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