Dekanatsassistenz (m/w/d) - bis TV-L E 9b, 75%
Location
Hildesheim | Germany
Job description
Universität Hildesheim
Stiftung des öffentlichen Rechts
Stellenausschreibung
Kennziffer 2024/50
Im Dekanat des Fachbereichs 4 – Mathematik, Naturwissenschaften, Wirtschaft und Informatik – ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Dekanatsassistenz (m/w/d)
(bis TV-L E 9b, 75%)
zunächst für die Dauer von 2 Jahren zu besetzen.
Die Befristung des Arbeitsverhältnisses erfolgt nach § 14 Abs. 2 des Gesetzes über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG).
Die Eingruppierung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und persönlichen Voraussetzungen bis TV-L E 9b.
Aufgaben:
- Öffentlichkeitsarbeit, Erstellen von Homepageinhalten etc. sowie Mitwirkung bei Aufgaben des Studiengangs- und Studierendenmarketings
- Vorbereitung und Erstellung von Unterlagen und Präsentationen inklusive Recherche und Sichtung von Materialien und Informationen, Aufbereitung von Rechercheergebnissen
- Organisation, Vor- und Nachbereitung (inkl. der Unterlagen) und Begleitung von Sitzungen und Besprechungen, Protokollführung
- Selbständiges Ableiten, Erstellen, Anpassen und Überwachen von Prozessabläufen
- Mitwirkung bei der Entwicklung neuer und Fortentwicklung bestehender Strukturen
- Anlegen, Verwalten und Fortführen von Statistiken
- Gremienmanagement sowie Unterstützung bei der Umsetzung der Beschlüsse
- Terminüberwachung für die Geschäfte des Dekanats
- Organisatorische Betreuung von Promotionen
- Bearbeitung von Posteingängen und E-Mails, Schriftverkehr, Aktenführung
- Publikumsverkehr, Telefondienst
- Zusammenarbeit mit allen Instituten, Zentren und Verwaltungseinheiten der Universität
- Unterstützung bei der Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen des Fachbereichs
- allgemeine Büroaufgaben
Voraussetzungen:
- abgeschlossenes Hochschulstudium (BA) mit inhaltlichem Bezug auf die o.g. Aufgaben
- alternativ: erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellte*r, des Verwaltungslehrgangs l bzw. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- einschlägige Berufserfahrung
- exzellenter Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, PowerPoint)
- idealerweise praktische Erfahrungen im Umgang mit Prüfungs- und Campusmanagementsystemen (Z. B. LSF, HISPOS oder HISinOne) sowie Content-Management-Systemen (z.B. Typo3)
- wünschenswert ist ein sicherer Umgang mit Bildbearbeitungs-/lllustrationsprogrammen (z.B. InDesign) oder Bereitschaft zur selbständigen Aneignung des Umgangs mit geeigneten Programmen
- Erfahrungen im Bereich der Administration von Studium und Lehre sind wünschenswert
- Kenntnisse über Strukturen an Universitäten (Gremien, administrative Prozesse, Studiengangsverwaltung) sind wünschenswert
- Berufserfahrungen im Hochschulbereich, insbesondere in der Studiengangsverwaltung und in interdisziplinären Kontexten sind vorteilhaft
- Sicherheit im Umgang mit der deutschen Sprache
- gute Kenntnisse der englischen Sprache
- rasche Auffassungsgabe
- gute Team-, Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
- selbständige, sorgfältige, zuverlässige, zielorientierte, effiziente und strukturierte Arbeitsweise
Als familiengerechte Hochschule bieten wir ein abwechslungsreiches, interdisziplinäres Aufgabenspektrum, flexible Arbeitszeiten, regelmäßige Fort- und Weiterbildungen und eine Jahressonderzahlung im Rahmen des TV-L. Es erwartet Sie ein dynamisches, engagiertes und aufgeschlossenes Team.
Die Universität Hildesheim legt Wert auf Gender- und Diversitykompetenz.
Die Universität Hildesheim will die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern besonders fördern. Daher strebt sie eine Erhöhung des im jeweiligen Bereich unterrepräsentierten Geschlechts an.
Bewerbungen von Bewerber*innen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Für Fragen steht Ihnen die Dekanatsgeschäftsführung, Frau Janina Ipsen, Tel. 05121/883-40004, E-Mail:
[email protected] (mailto:[email protected])
oder Herr Dr. Norman Weiss, Tel. 05121/883-40002, E-Mail:
[email protected] (mailto:[email protected])
gern zur Verfügung.
Für im Ausland erworbene Hochschulabschlüsse wird vor der Einstellung eine Zeugnisbewertung durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) als Nachweis über die Gleichwertigkeit benötigt. Bitte beantragen Sie diese ggf. rechtzeitig. Nähere Informationen finden Sie unter
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Wir freuen uns auf ihre Bewerbung
bis zum 31.03.2024 unter der Kennziffer 2024/50
über unser Karriereportal
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Salary
