Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Veranstaltungsmanager/in o.ä. (w/m/d) - Organisatorisch-administrative Unterstützung der Personalentwicklung

Location

Bonn | Germany

Job description

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Nicht-wissenschaftliche Tätigkeit

Organisatorisch-administrative Unterstützung der Personalentwicklung

Personalentwicklung erkennt vorhandene Mitarbeiter-Kompetenzen und -Potenziale und entwickelt diese nach den Erfordernissen der Arbeitsplätze weiter

Beginn

1. April 2024

Dauer

zunächst auf 2 Jahre befristet

Vergütung

bis Entgeltgruppe 9a TVöD

Beschäftigungsgrad

Vollzeit (Teilzeit möglich)

Was ist das Einzigartige an Raumfahrt und wer ist die Deutsche Raumfahrtagentur?

Der Weltraum … unendliche Weiten? Bei uns sind Sie ganz nah dran! Raumfahrt ist Faszination für das Unbekannte und Neue, aber auch fester Bestandteil unseres Alltags auf der Erde - wie etwa beim Autofahren mit Navigationsgerät. Ohne Raumfahrt wüssten wir nicht, wie das Wetter wird, wir könnten den Klimawandel nicht verstehen und Gegenmaßnahmen ergreifen. Raumfahrt geht nicht alleine, sondern nur gemeinsam. Raumfahrt ist international. Raumfahrt-Projekte sind Menschheitsprojekte – über nationale Grenzen hinweg. Raumfahrt ist ein Innovationstreiber und Zukunftsmotor. Raumfahrt ist ein dynamisches Geschäftsfeld und aus unserem modernen Leben nicht mehr wegzudenken.

Als Deutsche Raumfahrtagentur im Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR) sind wir der zentrale Ansprechpartner der Bundesregierung für Raumfahrtthemen. Wir entwickeln das Deutsche Raumfahrtprogramm und realisieren die Raumfahrtaktivitäten Deutschlands. Außerdem managen wir die deutschen Raumfahrttätigkeiten auf europäischer und internationaler Ebene. Kurzum: 100% Raumfahrt.

Die Personal- und Organisationsentwicklung des DLR unterstützt Mitarbeitende und Führungskräfte bei der Entwicklung ihrer beruflichen und persönlichen Kompetenzen durch verschiedene Kurs- und Trainingsangebote, spezielle Förderprogramme und individuelle Maßnahmen.

Im Team machen Sie die DLR-Personal- und Organisationsentwicklung sichtbar und gestalten die Customer Journey der DLR-Mitarbeitenden mit, damit diese auch in Zukunft Höchstleistungen für Deutschland erbringen!

Im Speziellen stellen Sie durch Ihre Tätigkeit die organisatorisch-logistische Abwicklung des Schulungsprogramms für die DLR Raumfahrtagentur am Standort Bonn sicher und führen alle nötigen administrativen Schritte von der Vorbereitung bis zur abschließenden Evaluation durch. Darüber hinaus bilden Sie die direkte Schnittstelle zu diversen internen und externen Dienstleistern.

Dabei bilden Sie gemeinsam mit den verantwortlichen, örtlichen Personalentwickler/innen ein Team und unterstützen diese nach Bedarf bei der Organisation des örtlichen Personalentwicklungsprogramms sowie individueller Maßnahmen und Teamworkshops. 

Im erweiterten Fokus arbeiten Sie zudem im Team der Sachbearbeiter/innen aller bundesweiten DLR-Standorte zusammen und stellen kontinuierlich einen kundenorientierten und effektiven Service für unsere Mitarbeitenden sicher. 

Zudem übernehmen Sie die Rolle der Qualitätskoordinatorin bzw. des Qualitätskoordinators. Sie verantworten das Qualitätsmanagement und die Qualitätssicherung der gesamten Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung. Neben der Vor- und Nachbereitung interner und externer Audits entwickeln Sie das Qualitätsmanagement der Abteilung stetig weiter. Sie arbeiten hierbei in enger Abstimmung mit unserem Fachbereich Qualitäts- und Produktsicherung. Optional besteht für Sie die Möglichkeit, sich als interne Auditorin bzw. interner Auditor ausbilden zu lassen und tätig zu werden.

Insbesondere übernehmen Sie folgende Aufgaben:

• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Kurse/Trainings nach Vorgabe von Standardprozessen und Arbeitsroutinen mithilfe unseres Learning Management Systems, wie z.B. Termin- und Raummanagement, Werbeaktionen, Angebotseinholung, Bestell- und Beschaffungsabwicklung, Evaluation aller Veranstaltungen sowie statistische Auswertung;
• Beratung und Hilfestellung der internen Kunden zur Bedienung des Learning Management Systems;
• Kostenkalkulation und laufende Kostenkontrolle sowie Rechnungsprüfung;
• Beratung der Teilnehmer/innen in organisatorischen Fragen per Email und/oder Telefon;
• Koordination verschiedener interner wie externer Partner, Lieferanten und Referenten;
• Vor- und Nachbereitung sowie Terminkoordination von Ausschusssitzungen inkl. Protokollführung;
• Unterstützung bei Recherchetätigkeiten; 
• Mitarbeit in standortübergreifenden Projekten zur Weiterentwicklung des Prozesses Personalentwicklung;
• Verbesserung und Erhöhung der Qualität und Effizienz der Dienstleistungen der Abteilung POE durch Standardisierung und Verschlankung der vorhandenen Prozesse und Routinen;
• Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen zur Umsetzung neuer oder angepasster Prozesse und Routinen;
• Information und Kommunikation der beteiligten Mitarbeitenden sowie ggf. deren Schulung;
• Vorbereitung, Durchführung und Begleitung von Qualitätsmanagement Audits (intern/extern);
• Dokumentation und Berichterstellung.  

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre gleitende Arbeitszeit mobil zu gestalten und gewährleisten damit eine äußerst flexible Arbeitsstruktur. Für unsere krisenfesten Jobs gibt es ein umfassendes Personalentwicklungsprogramm intern sowie mit externen Anbietern, ein betriebliches Gesundheitsmanagement und ein familienfreundliches Umfeld.

• abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung (z.B. aus den Bereichen Büroorganisation, Projektassistenz, Personalentwicklung und/oder Event- bzw. Veranstaltungsmanagement) oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• Zusatzausbildung im Bereich Qualitätsmanagement und/oder Qualitätssicherung oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• sehr gute PC-Kenntnisse und sehr sicherer Umgang mit MS-Office sowie hohe Affinität zu Internetanwendungen (Sharepoint und Applikationen)
• Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich des Veranstaltungs- und Seminarmanagements
• sehr gute Zeit- und Selbstmanagementkompetenz sowie Belastbarkeit
• ausgeprägte Kommunikationskompetenz sowie Teamfähigkeit und Selbstständigkeit
• gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift.
• Grundkenntnisse in SAP
• Die Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung gem. Sicherheitsüberprüfungsgesetz des Bundes wird vorausgesetzt.
• Erfahrungen in der Optimierung und Verschlankung von Prozessen sowie Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich des Projektmanagements bzw. der Koordination von internen Audits sind von Vorteil
• erwünscht ist mehrjährige Berufserfahrung, bevorzugt in Tätigkeiten des Veranstaltungsmanagements
• idealerweise Anwenderkenntnisse des Learning Management Systems SAP SuccessFactors

Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert. Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können. Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Personen aller Geschlechter (w/m/d) sind wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

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