Team-Assistent:in (w/m/d)

Location

Darmstadt | Germany

Job description

Die Arbeitsgruppen im Institut für Kernphysik sind hochgradig in mehreren Projekten der Verbundforschung (DFG, BMBF, EU, HMWK/LOEWE, HGF…) vernetzt, dabei ist die Administration projektbezogen und arbeitsgruppenübergreifend organisiert. Wir suchen eine Persönlichkeit mit einem hohen Maß an Arbeitsorganisation und Belastbarkeit, die zunächst die folgenden Aufgaben schwerpunktmäßig selbständig und eigenverantwortlich bearbeitet:

• Überwachung der Einhaltung vereinbarter Budgets der Landes- und zusätzlich eingeworbenen Drittmittelprojekte
• Erstellung von Finanzübersichten, Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen,
• Bearbeitung von Rechnungen, Unterstützung von Bestellvorgängen sowie der Registratur, Inventarisierung
• Erledigung der administrativen Personalangelegenheiten im Zusammenhang mit Neueinstellungen und Verlängerungen der Laufzeiten befristeter Verträge
• Planung und Abrechnung nationaler und internationaler Reisen, Betreuung von Gästen nebst Organisation der Aufenthalte
• Organisation und Begleitung von Sitzungen, Unterstützung der Organisation von Workshops und Veranstaltungen im Rahmen der Drittmittelvorhaben
• Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben zur Unterstützung der Arbeitsgruppen
• Tätigkeiten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, wie z.B. die Unterstützung der Pflege der Webseiten
• Übernahme bzw. Unterstützung allgemeiner Aufgaben, wie z.B. der Post

Voraussetzungen:

• abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungs-/Sekretariatsberuf oder eine vergleichbare Qualifikation
• sehr gute Beherrschung gängiger Programme der Bürokommunikation, insbesondere MS Office
• Erfahrung in Buchhaltung und Budgetierung umfangreicher Drittmittelprojekte, vorzugsweise SAP-Kenntnisse
• Erfahrungen in der Verwaltungs- und Buchhaltungsstruktur der TU Darmstadt
• Erfahrungen in der Personalsachbearbeitung, in der Abstimmung mit der Ausländerbehörde und im Umgang mit internationalen Gästen sind vorteilhaft
• hervorragende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ein hohes Maß an Engagement, selbständige Arbeitsweise, Eigeninitiative, Kontaktfreudigkeit, Organisations- und Teamfähigkeit sowie absolute Zuverlässigkeit sind wesentliche Voraussetzungen

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerber:innen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen sind mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der o.g. Kenn-Nummer an den Geschäftsführenden Direktor des Instituts für Kernphysik der Technischen Universität Darmstadt, Schlossgartenstraße 9, 64289 Darmstadt zu richten. Bitte senden Sie Ihre Bewerbung in einem einzigen PDF-Dokument (max. 10 MB) per E-Mail an [email protected].

Für inhaltliche Rückfragen stehen Ihnen Professor Dr. Thomas Aumann und Professor Dr. Alexandre Obertelli gerne zur Verfügung.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten zum Zwecke des Stellenbesetzungsverfahrens gespeichert und verarbeitet werden. Sie finden unsere Datenschutzerklärung auf unserer Homepage.

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