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Location

Leverkusen | Germany

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Job description

FUTURE UNDER CONSTRUCTION?

Dann ist es an der Zeit, den Kanal zu wechseln und die Straße bzw. Brücke in die Zukunft zu bauen!

Die Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen (TBL) sind ein kommunalwirtschaftliches Unternehmen und eine hundertprozentige Tochter der Stadt Leverkusen. Als Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) besitzen die Technischen Betriebe den Charakter eines selbstständigen Verwaltungsträgers und betreiben als kommunaler Dienstleister unter anderem das Leverkusener Kanalnetz, die Brücken- und Ingenieurbauten sowie das Straßen- und Wegenetz als wichtige Bestandteile der städtischen Infrastruktur. Die regelmäßigen Überwachungen, Instandhaltungen sowie Erneuerungen und Umbauten dieser Bauwerke sind von besonderer Bedeutung. Weitere kommunale Dienstleistungen wie die Straßenreinigung, der Winterdienst sowie die Werkstattleistungen für öffentliche Einrichtungen (u.a. Feuerwehr, städtische Tochtergesellschaften) zählen ebenfalls zum Portfolio der Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen AöR.

Die Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen AöR suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine bzw. einen

Vorstandsassistenz / Executive Assistant (m/w/d)

[Job-ID: 660.0000.040]

Ihre Aufgaben:

In Ihrer Funktion als Assistenz des Vorstandes sind Sie die zentrale Anlaufstelle und insbesondere für die administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstandes zuständig.

• Erledigung des allgemeinen Schrift- und Telefonverkehrs
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost einschließlich der Verteilung der Post an die Abteilungen
• Terminkoordinierung/-überwachung
• Vor-/Nachbereitung sowie Protokolldienste im Rahmen von Sitzungen (z.B. Verwaltungsrat)
• Bearbeitung und Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sämtlicher Reisekostenanträge/Fort- und Weiterbildungen
• Beauftragung, Terminierung und Koordination von betriebsärztlichen Untersuchungen
• Beschaffung von Geschäfts- bzw. Bürobedarf
• Konsequente und eigenständige Bearbeitung von definierten Aufgabenstellungen und diverse Sonderaufgaben im Bereich Personal, interne und externe Kommunikation (z.B. Mitteilungsblatt, Social Media)
• Koordinierung des Besucherverkehrs mit Telefondienst/Besucherempfang und -betreuung einschließlich Bewirtung
• Bearbeitung von Abwesenheiten der Beschäftigten (z.B. Urlaub, Krankheit)
• Organisieren von Veranstaltungen (z.B. Ehrungsfeiern)
• Bearbeitung von Ehrungen im Rahmen von Dienstjubiläen
• Beschlusskontrollen
• Bestellung von Funktionen und Übertragung von Unternehmerpflichten
• Vertretung Beschwerdemanagement

Eine Änderung bzw. Anpassung der Aufgaben bleibt vorbehalten.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder
  • erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder alternativ
  • erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten (m/w/d) oder eine vergleichbare Ausbildung im kaufmännischen Bereich und
• nachgewiesene Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung wünschenswert
• Kenntnisse im Aufgabengebiet der Reisekosten und des Datenschutzes inkl. gesetzl. Grundlagen
• Flexibilität, Loyalität, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, Konzentrationsfähigkeit
• Gute Umfangsformen gegenüber den Führungskräften, Beschäftigten und Bürgerinnen und Bürgern
• Sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung/Grammatik, Kenntnis der DIN 5008
• Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen außerhalb der üblichen Dienstzeiten
• Selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Ausgeprägte Kommunikations-, Konflikt- und Teamfähigkeit

Corporate Benefits:

Work Life Balance und Förderung der Vielfalt

• 30 Tage Urlaub/Jahr (basierend auf einer 5-Tage-Woche)
• Flexible Arbeitszeiten/Gleitzeitmodell bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39,00 Stunden (Tarifbeschäftigte) bzw. 41,00 Stunden (Beamtinnen und Beamte)
• Teilzeitfähige Stellen
• Möglichkeit der mobilen Arbeit in einem abstimmbaren Umfang
• Dienstregelung für Brückentage/Brauchtumspflege (Karneval)
• Einfache Wiedereingliederung nach der Elternzeit
• Freizeitausgleich für geleistete Überstunden
• Sonderurlaub für besondere Ereignisse

Standortattraktivität & Mobilität

• Standortattraktivität in Leverkusen als Großstadt mit günstiger Anbindung zu umliegenden Metropolen wie Köln und Düsseldorf
• Ein grünes Herz macht sich mit unserem Pool an modernen Elektrofahrzeugen und E-Bikes für Dienstfahrten sowie einem kostenlosen Deutschlandticket bezahlbar
• Kostenlose Parkplätze für Beschäftigte (Standort: Borsigstraße)

Personalentwicklung und Partizipation

• Gezielte interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit auf Projektbasis
• Tätigkeitsfeld mit Raum für eigene kreative Ideen
• Mitarbeiter-Events u.a. Sommerfest, Weihnachtsfeier

Sicherheit & Entlohnung

• Arbeitsplatzsicherheit durch unbefristete Beschäftigungsverhältnisse
• Betriebliche Altersvorsorge
• Leistungsgerechte Bezahlung nach dem TVöD, verbunden mit einer jährlichen leistungsorientierten Bezahlung

Wohlfühlatmosphäre - Kleine Aufmerksamkeiten begleiten den Arbeitsalltag

• Tee- und Kaffee-Flatrate
• Wasserspender
• Tischkicker

Gesundheitsförderung und Zusatzleistungen

• Vielfältiges Angebot im Bereich des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Alle zwei Jahre steht den Beschäftigten ein neues Smartphone für dienstliche und private Nutzung zu

Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit zu besetzen. Eine Besetzung der Stelle in Teilzeit ist möglich. Bei einer Besetzung der Stelle mit jeweils zwei Teilzeitkräften ist eine ganztägige Präsenz sicherzustellen. Sofern die entsprechenden persönlichen und beamtenrechtlichen bzw. tarifrechtlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Besoldung nach der Besoldungsgruppe A8 LBesG bzw. Entgeltgruppe 8 TVöD.

Die Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen AöR fördern Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Frauen sind besonders zur Bewerbung eingeladen und werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellten sind ebenfalls ausdrücklich erwünscht.

Im Rahmen dieser Ausschreibung werden laufend Bewerbungen entgegengenommen und je nach Bewerbungseingang Auswahlverfahren durchgeführt.

Unterstützen Sie unser Team und leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur städtischen Infrastruktur, um die Lebensqualität der Leverkusener Bürgerinnen und Bürger langfristig zu sichern und attraktiv zu halten.

Bitte bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügten Nachweisen für die gesuchten Qualifikationen per E-Mail unter:

Nazli Özdemir, Human Resources
Tel.: 0214/406-6980
Mail: [email protected]

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen willigen Sie ausdrücklich in die Verarbeitung der darin enthaltenen Daten zum Zwecke des Auswahlverfahrens für die vorliegende ausgeschriebene Stelle ein. Ihre Einwilligung kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich für dieses Auswahlverfahren und wird auf Grundlage von Art. 6 DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) vorgenommen. Dies schließt die Weitergabe an die Mitglieder/-innen der Auswahlkommission, die Personalverwaltung und den Personalrat im Rahmen ihrer organisatorischen bzw. gesetzlichen Zuständigkeit ein. Ihre Daten werden bis längstens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gespeichert und anschließend gelöscht.

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Job tags

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Salary