Payroll Assistant

Location

Hamburg | Germany

Job description

Job Title: Payroll Assistant:

Job Location: New Hamburg

Position Type: Onsite

Shift Hours: Monday to Friday; 8:00am- 4:30pm

Compensation Range: $20.01 -$26.08 hourly

We Bring Food to Your Family’s Table

The Erb Group of Companies is one of North America’s largest privately-owned refrigerated transportation providers. The Erb Group specializes on the timely, protected distribution of temperature-controlled perishable goods across Canada and the U.S. The Erb Group is a family-owned business and has been in the industry for over 63 years. Its head office is based in New Hamburg, Ontario, with additional Canadian terminals in Baden, Toronto, Thunder Bay, North Bay, Ottawa, Montreal, Trenton, Winnipeg and a U.S. terminal in Elverson, PA. In addition, we have been recognized as Best Fleets to Drive For several years, a Top Fleet Employer and continue to be a safety industry leader.

What Will You Do?

• Responsible for the accurate bi-weekly processing of pays according to Federal payroll legislation, in conjunction with company pay guidelines. Positions include salaried and hourly personnel. Recognize situations for additional payments i.e., any company bonuses, shift premiums, boot & tool allowances etc. and pay accordingly.
• Recognizing the differences with Ontario, Manitoba, and Quebec deductions.
• Responsible to check the accuracy of all timecards, trip reports, and terminal summary sheets. Verify and ensure entitlement for overtime, shift premiums, personal days, bereavement situations, stat holiday pay etc., are interpreted accurately according to company policy. Verify employee absences affecting pay are interpreted correctly.
• Enter data into Infinium system. (AS 400) Understand each area of input and various affected screens.
• Import & ensure accuracy of payroll data from NTE1000 (Time & Attendance) system.
• Audit Payroll Register to ensure accuracy. Review source deductions, check garnishees, review deductions for arrears in insurance etc. Make any necessary adjustments, prepare manual cheques when required.
• Set up new employees into payroll system, modify and maintain employee records i.e., addresses, direct deposit information, etc.
• Enter and ensure accuracies of all position transfer, salary changes, status changes received from HR department.
• Process terminations along with completing the Record of Employment in timely fashion.
• Monitor and track entitlement of vacation. Run listings; receive emails and record salaried and hourly vacations. May be required to recalculate and adjust accruals.
• Assist in payment of special additional pay runs i.e., bonus payments, driver safety bonus etc.
• Input employee miscellaneous deductions.
• Print direct deposit pay stubs and prepare for distribution to all terminals.
• Respond to emails when required. Answer employee inquiries.
• Assist in department filing, and any special projects as assigned by Manager through various times of the year.
• Report new hires on Service Canada website on a regular basis.
• Maintain confidentiality.
• All other duties as required.

Who Are We Looking For?

• 1 – 2 years payroll experience. Knowledge of the transportation industry would be an asset.
• PCP designation (or working towards completion)
• Detail oriented, able to prioritize and effectively manage multiple assignments within strict departmental timelines
• Must be extremely organized and have the ability to work with exceptions as they arise, as well as standard procedures.
• Ability to handle increased workload during certain periods of the year, ie covering departmental vacations, December stats, year-end responsibilities.
• Strong computer skills required due to complex payroll system, in addition to use of Excel, Word, PDF’s, & Outlook
• Good communication skills, both verbally and written for dealing with employee inquiries
• Knowledge of AS400 and NTE1000 preferred.
• Experience with Ceridian Dayforce HCM system would be an asset.
• Willingness to be part of a team with a high degree of integrity and confidentiality.

Your Cool Work Perks
Benefits available from day 1
We’re motivated by doing business with good people and hiring them too.

• Company paid health insurance plans (health, prescription, dental and vision)
• Company paid group life insurance
• Long-term disability insurance
• Employee & Family Assistance Program (EFAP)
• 20 massages per calendar year
• TFSA and RRSP savings plans with company match contributions (available after 3 months)
• Profit-sharing opportunity
• Referral bonus program
• Safety shoe voucher
• Uniform and annual tool allowance for apprentice and mechanic technicians
• Corporate discounts with Josslin Insurance and Goodlife Fitness

• Educational assistance up to 50%, with specific training required by The Erb Group paid in full
• Career advancement opportunities
• Community and philanthropy opportunities
• Employee engagement events (Good Cheer Club, summer BBQs, prizes, food trucks, employee recognition programs)

How To Make Your Next Cool Move – Apply today!

Having trouble completing the application?

Contact us 1-800-461-5299 or [email protected]

Don’t meet every single requirement? Studies have shown that women and people of colour are less likely to apply to jobs unless they meet almost every qualification. At The Erb Group, we’re committed to continually improving our approach to building a diverse, inclusive, and value driven workplace. If you’re excited about this role but your past experiences don’t align perfectly with our job description, we encourage you to apply regardless. You could just be the right candidate for this role or others!

The Erb Group of Companies is an equal opportunity employer and is committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, including all stages of the hiring process. If you require accommodation, please contact [email protected] or call 1-800-461-5299. All information received in relation to accommodation will be kept confidential.

We thank all those who apply. Only those selected for further consideration will be contacted.

Appellation d’emploi : Assistant paie

Emplacement : New Hamburg (Head Office)

Mode de travail : Sur place

Horaire de travail : Du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h30

Nous livrons vos aliments jusqu’à votre table

Le groupe d’entreprises Erb est l’un des plus grands fournisseurs privés de services de transport frigorifique en Amérique du Nord. Spécialiste du transport à température contrôlée d’aliments périssables partout au Canada et aux É.-U., le Groupe Erb est fier d’assurer la livraison à temps et la protection des marchandises. Il s’agit d’une entreprise familiale qui cumule plus de 63 ans d’expérience dans le secteur du transport. Son siège social est situé à New Hamburg, en Ontario. Ses autres terminaux canadiens se trouvent à Baden, Toronto, Thunder Bay, North Bay, Ottawa, Montréal, Trenton et Winnipeg. Il exploite un terminal aux É.-U. qui est situé à Elverson, en Pennsylvanie. En outre, nous avons été reconnus comme les meilleures flottes pour lesquelles conduire plusieurs années, un employeur de premier plan et continuons à être un leader du secteur de la sécurité.

Ce que vous allez faire :

• Responsable du traitement bihebdomadaire précis des salaires conformément à la législation fédérale sur les salaires, en conjonction avec les directives de l'entreprise en matière de rémunération. Les postes comprennent le personnel salarié et horaire. Reconnaître les situations nécessitant des paiements supplémentaires, c'est-à-dire les primes de l'entreprise, les primes de quart, les allocations de chaussures et d'outils, etc. et payer en conséquence.
• Reconnaître les différences entre les déductions de l'Ontario, du Manitoba et du Québec.
• Vérifier l'exactitude de toutes les fiches horaires, des rapports de voyage et des fiches récapitulatives des terminaux. Vérifier et s'assurer que les droits aux heures supplémentaires, aux primes de poste, aux jours personnels, aux situations de deuil, aux congés payés, etc. sont interprétés avec précision conformément à la politique de l'entreprise. Vérifier que les absences des employés ayant une incidence sur la rémunération sont interprétées correctement.
• Saisir les données dans le système Infinium. (AS 400) Comprendre chaque domaine de saisie et les différents écrans concernés.
• Importer les données salariales du système NTE1000 (Time & Attendance) et s'assurer de leur exactitude.
• Vérifier le registre des salaires pour s'assurer de son exactitude. Examiner les retenues à la source, vérifier les saisies-arrêts, examiner les retenues pour les arriérés d'assurance, etc. Effectuer les ajustements nécessaires, préparer les chèques manuels le cas échéant.
• Il est également responsable de l'organisation et de la mise en œuvre de l'ensemble des activités de l'entreprise, y compris l'organisation et la mise en œuvre de l'ensemble des activités de l'entreprise et de l'ensemble des activités de l'entreprise.
• Saisir et s'assurer de l'exactitude de tous les transferts de poste, changements de salaire, changements de statut reçus du département des ressources humaines.
• Traiter les licenciements et remplir le relevé d'emploi dans les délais impartis.
• Contrôler et suivre le droit aux vacances. Effectuer des listings, recevoir des courriels et enregistrer les vacances des salariés et des employés. Il peut être nécessaire de recalculer et d'ajuster les accumulations.
• Participe au paiement des rémunérations supplémentaires spéciales, par exemple les primes de vacances anticipées, les primes de sécurité pour les conducteurs, etc.
• Saisit les déductions diverses des employés.
• Imprime les bulletins de salaire par dépôt direct et les prépare à être distribués à tous les terminaux.
• Répond aux courriels lorsque cela est nécessaire. Répondre aux demandes de renseignements des employés.
• Aider au classement du service et à tout projet spécial assigné par le gestionnaire à divers moments de l'année.
• Signaler régulièrement les nouvelles embauches sur le site Web de Service Canada.
• Maintenir la confidentialité.
• Toutes les autres tâches requises.

Ce que nous recherchons :

• 1 à 2 ans d'expérience dans le domaine de la paie. La connaissance de l'industrie du transport serait un atout.
• Titre PCP (ou en cours d'obtention)
• Souci du détail, capacité à établir des priorités et à gérer efficacement de multiples tâches dans le respect des échéances strictes du service.
• Vous devez être extrêmement organisé et avoir la capacité de travailler avec des exceptions lorsqu'elles se présentent, ainsi qu'avec des procédures standard.
• Capacité à faire face à une charge de travail accrue pendant certaines périodes de l'année, c'est-à-dire couvrir les vacances du département, les statistiques de décembre, les responsabilités de fin d'année.
• De solides compétences informatiques sont requises en raison de la complexité du système de paie, ainsi que l'utilisation d'Excel, de Word. PDF et Outlook.
• Bonne communication, à la fois verbale et écrite, pour répondre aux demandes des employés.
• Connaissance de AS400 et NTE1000 de préférence.
• Une expérience) serait un atout.
• Volonté de faire partie d'une équipe avec un haut degré d'intégrité et de confidentialité.

Vos formidables avantages sociaux et accessoires :
Vous avez accès au régime d’avantages sociaux dès votre entrée en service.
Notre motivation découle de notre désir de faire affaire avec les personnes que nous serions heureux d’embaucher.

• Régimes d’assurance maladie (soins médicaux et dentaires, assurance médicaments et soins de la vue) payés par l’employeur;
• Assurance vie collective et assurance vie optionnelle payées par l’employeur;
• Assurance en cas d’accident ou de maladie grave payée par l’employeur;
• Assurance invalidité de longue durée;
• Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF);
• 20 massages gratuits par année civile;
• Cotisations de contrepartie de l’employeur au CELI, au REEE et au REER;
• Programme de participation aux bénéfices;
• Programme de référencement;
• Bon pour l’achat de chaussures de protection;
• Uniforme et allocation d’outillage annuelle pour les techniciens en mécanique et les apprentis;
• Rabais chez Josslin Insurance et chez Goodlife Fitness;

• Aide financière aux études jusqu’à 50 % des frais de scolarité, le Groupe Erb assumant la totalité des coûts associés à ses formations obligatoires;
• Possibilités d’avancement professionnel;
• Possibilités de participer aux événements caritatifs;
• Activités pour les employés (Good Cheer Club, barbecues en été, prix, camions-restaurants, programmes de reconnaissance des employés).

Comment vous joindre à notre formidable équipe

Contactez-nous par téléphone au1-800-461-5299 ou par courriel à [email protected].

Vous ne répondez pas à tous les critères d’embauche? Certaines études montrent que les femmes et les membres de minorités visibles sont moins susceptibles de poser leur candidature à moins de satisfaire à presque tous les critères. C’est pourquoi le Groupe Erb s’engage à favoriser un milieu de travail où diversité, inclusivité et valeurs humaines sont au cœur de sa mission. Si votre expérience professionnelle ne correspond pas parfaitement à la description d’emploi du poste qui vous intéresse, nous vous invitons à poser votre candidature quand même. Vous êtes peut-être le bon candidat pour ce poste, ou pour un autre!

Le groupe de sociétés Erb est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et s'engage à offrir un environnement de travail inclusif et sans obstacles, y compris à toutes les étapes du processus d'embauche. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation, veuillez communiquer avec [email protected] ou composer le 1-800-461-5299. Toutes les informations reçues en rapport avec les aménagements seront gardées confidentielles.

Nous remercions toutes les personnes qui postulent. Seules les personnes sélectionnées pour un examen plus approfondi seront contactées.

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