Verwaltungsbeschäftigte/r (w/m/d) im Dekanat, Schwerpunkt Sekretariat

Location

Aachen | Germany

Job description

Informationen zum Job

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Stelle ist nur eingeschränkt für eine "Home Office" Tätigkeit geeignet.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung.

Unser Profil

Die Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften ist die größte Fakultät der RWTH Aachen. Die zentrale Koordination
und Verwaltung der Fakultät ist im Dekanat angesiedelt. Das Sekretariat der Fakultät (Dekanat) ist neu zu besetzen. Das Sekretariat umfasst klassische Aufgabenfelder sowie weitere zugeordnete und ggf. sich entwickelnde Tätigkeiten.

Ihr Profil

• Mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Kenntnisse und Erfahrungen in der selbständigen Übernahme von Aufgaben in der Administration/Organisation bzw. im Sekretariat und mit verwandten Aufgaben
• Sehr sorgfältiger Arbeitsstil, eine sehr strukturierte und systematische Arbeitsweise, absolute Vertrauenswürdigkeit und eine hohe
  Loyalität gegenüber Vorgesetzen und der Einrichtung
• Sehr gute schriftliche wie mündliche Kommunikationsfähigkeiten, insbesondere in deutscher Sprache, als auch gute Kenntnisse in englischer Sprache
• Bereitschaft und Fähigkeit mit einer großen Anzahl von unterschiedlichen Personen und Persönlichkeiten umzugehen, Teamfähigkeit und integrierende Persönlichkeit
• Sehr gute Kenntnisse von MS-Office-Anwendungsprogrammen, insbesondere Word, fortgeschrittene Excel-Kenntnisse sowie
  Erfahrung mit Adobe Acrobat (Vollversion)
• Hohe Flexibilität und Potenzial im Bedarfsfall auch neue Aufgaben zu übernehmen
• Bereitschaft auch (leichte) physische Tätigkeiten zu übernehmen
• Von Vorteil kann Erfahrung bei der Betreuung von Gremien, mit elektronischen Informationssystemen, mit der der Pflege von Internetseiten
  sein
• Eine Affinität zu Zahlen ist wünschenswert
• Idealerweise haben Sie Kenntnisse von akademischen Strukturen und Arbeitsweisen sowie von einer großen Fakultät

Ihre Aufgaben

Der Arbeitsschwerpunkt liegt auf der Übernahme von diversen Sekretariatsaufgaben, wie beispielsweise allgemeine Korrespondenz, Termine,
Bewirtung, elektronische und physische Ablage sowie der Pflege von Internetseiten. Sie überwachen den zentralen Post- und Emaileingang des Dekanats und sind zentraler Ansprechpartner. Zu den Tätigkeiten gehört ebenfalls die Zuarbeit zur Finanz- und Stellenverwaltung sowie ggf. die (teilweise) Unterstützung von Prozessen, wie der elektronischen Lehrerhebung der Fakultät oder von Berufungen. Die Bedienung und Unterstützung von weiteren elektronischen Systemen, wie z.B. Allris oder dem Berufungsportal, ist vorgesehen. Die Stelleninhalte können sich je nach Anforderung und Bedarf im Schwerpunkt verschieben oder weiterentwickeln. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung der Fakultät zusammen, der die Stelle zugeordnet ist.

Teilzeit-Informationen

Die Stelle ist nur eingeschränkt für eine "Home Office" Tätigkeit geeignet.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter .

Besoldung / Entgelt

bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung

Job tags

Salary