Arbeitsgruppenleiter*in der Beschaffungsstelle

Location

Kiel | Germany

Job description

Kiel sucht frische Köpfe Kieler Immobilienwirtschaft sucht Unterstützung Kiel macht sich auf den Weg. Die Landeshauptstadt Schleswig-Holsteins sucht Menschen mit Herzblut, Ideen und Expertise. Wir gehören zu den größten Arbeitgeberinnen und Ausbildungsbetrieben im Norden. Derzeit sind mehr als 6.000 Mitarbeiter*innen in 27 Ämtern, Referaten, Stabsstellen und Betrieben bei uns beschäftigt. Bei uns arbeiten Sie flexibel und familienfreundlich an spannenden Projekten - gern auch in Teilzeit oder mobil. Wir setzen auf engagierte Führungskräfteförderung, auf ein umfangreiches Gesundheitsprogramm, eine stadteigene Kita für Beschäftigte und ein umfassendes Fortbildungsprogramm für die persönliche Entwicklung. Wir sichern Sie ab: Zusätzliche Altersvorsorge, Förderung für Pendler*innen und eine Notfallbetreuung für Ihre Jüngsten in Randzeiten und bei Gremiensitzungen sind bei uns selbstverständlich. Kiel ist eine dynamische, weltoffene und stark wachsende Großstadt: Wohnen und arbeiten Sie am Meer - und genießen Sie Kiels hohe Lebensqualität durch die einmalige Lage an der Förde. Starten Sie bei uns als Arbeitsgruppenleiter*in der Beschaffungsstelle (vergütet nach EG 9a TVöD / A 9 SHBesG) und werden Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt Teil der Kieler Stadtverwaltung unbefristet in Voll- oder Teilzeit. Was wir bieten - Ihre Vorteile ein vielfältiges Arbeitsfeld, das aktive Mitgestaltung erfordert und wünscht die Möglichkeit, Familie, Freizeit und Arbeitsalltag zu einem sinnhaften Ganzen zu vereinen Arbeit für eine Stadt von morgen in interdisziplinären Teams mit fachlicher Expertise abwechslungsreiche Sport- und Fitnessangebote, einzeln und in Gruppen flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen wechselnder Prozesse und Aufgabenfelder die Möglichkeit der Ausübung einer Nebentätigkeit und von Teilzeitregelungen Was zu tun ist - Ihre neue Aufgabe Sie leiten die Arbeitsgruppe und führen in diesem Zuge die Mitarbeitenden. Insbesondere nehmen Sie hierbei die Dienstaufsicht wahr und erledigen schwierige Arbeiten mit den Mitarbeitenden gemeinsam. Sie entscheiden schwierige Einzelfälle und unterzeichnen wichtige Schriftstücke, soweit dies nicht der vorgesetzten Stelle vorbehalten ist. Sie beurteilen Eingänge nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad und verfügen über die Bearbeitungsform und Termine. Sie vertreten die Arbeitsgruppe gegenüber anderen Ämtern, Behörden und Gremien, soweit dies nicht der vorgesetzten Stelle vorbehalten ist. Sie bilden Mitarbeitende durch Weitervermittlung von Kenntnissen und Erfahrungen fort und bilden Nachwuchskräfte aus. Sie planen den Einsatz der Mitarbeitenden, die Arbeitsverteilung, den Arbeitsablauf und den Einsatz der Arbeitsmittel und koordinieren und kontrollieren die Durchführung. Sie entscheiden über den Einsatz der Haushaltsmittel und stellen die Wirtschaftlichkeit der Leistung sicher. Darüber hinaus sind Sie zuständig für das Beschwerdemanagement und die Reklamationsbearbeitung. Sie führen Gespräche mit Lieferant*innen und Kund*innen. Sie übernehmen die Pflege der Kund*innen- und Lieferant*innen- sowie Warendaten im Warenwirtschaftssystem. Sie fertigen Ausschreibungen aus und werten die Auftragsvergabe aus. Sie erstellen Quartals- und Jahresabschlüsse. Sie ermitteln Preise für nicht ausgeschriebene Artikel. Sie weiten die ökologische Beschaffung aus. Sie übernehmen die EDV-Programmpflege. Was Sie mitbringen - Ihre Qualifikationen Ausbildung . Sie bringen eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf, vorzugsweise in einem der folgenden Bereiche mit: Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement Groß- und Außenhandelskauffrau/kaufmann Industriekauffrau/Industriekaufmann. Alternativ verfügen Sie über die Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe eins, Fachrichtung Allgemeine Dienste oder den abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I. Erfahrung . Sie kommen aus der Praxis: Mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung in zwei unterschiedlichen Aufgabenbereichen liegen hinter Ihnen. Erfahrungen in einer Führungsposition sind von Vorteil. Fachlichkeit . Sie sind fachlich versiert. Die Anwendung der Fachsoftware Classic-Line (Warenwirtschaftssystem) sowie Kenntnisse im KLM-Programm ist Ihnen vertraut - oder Sie sind bereit, sich diese Kenntnisse kurzfristig anzueignen. Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein. Was Sie auszeichnet - Haltung und Persönlichkeit Die Ihnen übertragenen Aufgaben erledigen Sie eigenständig und sind in der Lage, den Belangen der einzelnen Bürger*innen und Kund*innen verständnisvoll entgegenzukommen und fachkundig damit umzugehen, ohne dabei den Blick für das Allgemeinwohl zu verlieren. Sie erkennen Konflikte und schaffen es, diese angemessen zu handhaben. Die Führungsgrundsätze der Landeshauptstadt setzen Sie selbstverständlich und verbindlich um. Dabei bilden Sie sich verantwortlich und kontinuierlich in diesem Themenfeld fort. Gut zu wissen - Besonderheiten Ihrer Stelle Die Einsatzorte sind nicht immer barrierefrei erreichbar. Teilweise müssen Arbeiten in Bück- und Streckbewegungen ausgeführt werden. Die Fähigkeit zum Heben und Tragen schwerer Lasten (bis max. 25 kg) ist erforderlich. Die Stelle ist teilbar unter der Voraussetzung der ganztägigen Besetzung sowie des Teilens eines Arbeitsplatzes. Interessiert? - Wir auch. Gern möchten wir Sie kennenlernen! Ihr Kontakt bei fachlich-inhaltlichen Fragen zur Stelle ist: Tim Rittler, Tel. 0431 901 2961 und Laura Kerntopf, Tel. 0431 901 2434. Zuständig im Team Personalgewinnung ist: Anna-Lena Ruske, Tel.: 0431 901 2237. Wir möchten die berufliche Förderung von Frauen im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes verwirklichen. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht. Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Von Bewerbungen auf dem Postweg bitten wir abzusehen. Postalisch eingegangene Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens datenschutzkonform vernichtet. Unsere Ausschreibungsgrundsätze finden Sie auch hier: kiel.de/unsere-grundsätze . Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung bis zum 24. März 2024 die Referenznummer 00505 an. Werden Sie Teil des Teams. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung Sie leiten die Arbeitsgruppe und führen in diesem Zuge die Mitarbeitenden. Insbesondere nehmen Sie hierbei die Dienstaufsicht wahr und erledigen schwierige Arbeiten mit den Mitarbeitenden gemeinsam. Sie entscheiden schwierige Einzelfälle und unterzeichnen wichtige Schriftstücke, soweit dies nicht der vorgesetzten Stelle vorbehalten ist. Sie beurteilen Eingänge nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad und verfügen über die Bearbeitungsform und Termine. Sie vertreten die Arbeitsgruppe gegenüber anderen Ämtern, Behörden und Gremien, soweit dies nicht der vorgesetzten Stelle vorbehalten ist. Sie bilden Mitarbeitende durch Weitervermittlung von Kenntnissen und Erfahrungen fort und bilden Nachwuchskräfte aus. Sie planen den Einsatz der Mitarbeitenden, die Arbeitsverteilung, den Arbeitsablauf und den Einsatz der Arbeitsmittel und koordinieren und kontrollieren die Durchführung. Sie entscheiden über den Einsatz der Haushaltsmittel und stellen die Wirtschaftlichkeit der Leistung sicher. Darüber hinaus sind Sie zuständig für das Beschwerdemanagement und die Reklamationsbearbeitung. Sie führen Gespräche mit Lieferant*innen und Kund*innen. Sie übernehmen die Pflege der Kund*innen- und Lieferant*innen- sowie Warendaten im Warenwirtschaftssystem. Sie fertigen Ausschreibungen aus und werten die Auftragsvergabe aus. Sie erstellen Quartals- und Jahresabschlüsse. Sie ermitteln Preise für nicht ausgeschriebene Artikel. Sie weiten die ökologische Beschaffung aus. Sie übernehmen die EDV-Programmpflege. Ausbildung. Sie bringen eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf, vorzugsweise in einem der folgenden Bereiche mit: Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement Groß- und Außenhandelskauffrau/kaufmann Industriekauffrau/Industriekaufmann. Alternativ verfügen Sie über die Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe eins, Fachrichtung Allgemeine Dienste oder den abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I. Erfahrung. Sie kommen aus der Praxis: Mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung in zwei unterschiedlichen Aufgabenbereichen liegen hinter Ihnen. Erfahrungen in einer Führungsposition sind von Vorteil. Fachlichkeit. Sie sind fachlich versiert. Die Anwendung der Fachsoftware Classic-Line (Warenwirtschaftssystem) sowie Kenntnisse im KLM-Programm ist Ihnen vertraut - oder Sie sind bereit, sich diese Kenntnisse kurzfristig anzueignen. Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein. Die Ihnen übertragenen Aufgaben erledigen Sie eigenständig und sind in der Lage, den Belangen der einzelnen Bürger*innen und Kund*innen verständnisvoll entgegenzukommen und fachkundig damit umzugehen, ohne dabei den Blick für das Allgemeinwohl zu verlieren. Sie erkennen Konflikte und schaffen es, diese angemessen zu handhaben. Die Führungsgrundsätze der Landeshauptstadt setzen Sie selbstverständlich und verbindlich um. Dabei bilden Sie sich verantwortlich und kontinuierlich in diesem Themenfeld fort.

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